دفتر مدیریت ادعا (CMO): راهکاری عملی برای کاهش هزینه‌های کارفرما و افزایش موفقیت ادعاهای پیمانکار در پروژه‌های صنعت ساخت

در دنیای پیچیده پروژه‌های ساختمانی، نفت و گاز، معدنی و صنعتی و …، ادعاها بخشی اجتناب‌ناپذیر از فرآیند اجرا هستند. اگر این ادعاها به درستی مدیریت نشوند، می‌توانند برای کارفرما هزینه‌های هنگفتی ایجاد کنند و پیمانکار، فرصت‌های درآمدی (احقاق حقوق خود) را از دست بدهند. شرکت پیمان ساخت شریف (دکتر کلیم)، به عنوان اولین ارائه‌دهنده خدمت دفتر مدیریت ادعا (CMO) یا Claim Management Office در ایران، با رویکردی کاملاً عملی و اجرایی، راهکاری ارائه داده که هم هزینه‌های کارفرما را کاهش می‌دهد و هم به پیمانکار کمک می‌کند تا ادعاهای خود را با موفقیت بیشتری پیگیری کرده و درآمد بیشتری کسب کند. ما با تجربه اجرایی در پروژه‌های بزرگ داخلی و بین‌المللی، CMO را به عنوان ابزاری واقعی برای بهینه‌سازی مدیریت ادعاها پیاده‌سازی کرده‌ایم.

دفتر مدیریت ادعا (CMO) در سطح پروژه و سازمان در شرکت‌های متقاضی پیاده‌سازی می‌شود و وابسته به اندازه و سایر شرایط پروژه یا سازمان، یک ماهیت مستقل و یا جزئی از یک واحد دیگر سازمان خواهد بود. دفتر مدیریت ادعا (CMO) در هر سطحی که باشد نیازمند ساختارسازی فنی و مدیریتی در بخش‌های مختلف سازمان از جمله برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، واحد حقوقی (یا مدیریت قرارداد)، دفتر فنی، مرکز کنترل اسناد (DCC)، مالی و اداری و سایر واحدهای مرتبط خواهد بود. تمامی شرکت‌های فعال در زمینه‌های ساختمانی، نفت و گاز، معدنی و صنعتی مخاطب این خدمت از سوی پیمان ساخت شریف (دکترکلیم) هستند.

چالش‌های موجود در مدیریت ادعاها بدون CMO

ادعاها در پروژه‌های ساختمانی اغلب به دلیل تغییرات در پروژه، ابهامات قراردادی، تأخیرها، افزایش هزینه‌ها یا عدم هماهنگی بین طرفین ایجاد می‌شوند. بدون وجود یک سیستم مدیریت ادعا، چالش‌های زیر برای کارفرما و پیمانکار به وجود می‌آیند:

• عدم شناسایی به‌موقع ادعاها: کارفرمایان ممکن است از ادعاهای بالقوه پیمانکاران غافل شوند، که منجر به افزایش هزینه‌های غیرمنتظره می‌شود. پیمانکاران نیز گاهی به دلیل عدم آگاهی، فرصت‌های ادعایی مشروع را از دست می‌دهند، مانند ادعای جبران خسارت ناشی از تغییرات کارفرما.

• ضعف در مستندسازی و پیگیری: بدون فرآیندهای استاندارد، اسناد پراکنده می‌شوند. این امر برای کارفرما هزینه‌های اضافی به دلیل دعاوی قضایی و برای پیمانکار از دست رفتن حقوق قانونی را در پی دارد، مثلاً به دلیل عدم رعایت مهلت‌های اعلان ادعا.

• عدم هماهنگی بین واحدها: واحدهای حقوقی، فنی و مالی اغلب به صورت جداگانه عمل می‌کنند، که باعث تصمیم‌گیری‌های ناکارآمد، افزایش هزینه‌های کارفرما و کاهش شانس موفقیت ادعاهای پیمانکار می‌شود.

• هزینه‌های پنهان و تأخیرها: ادعاهای حل‌نشده می‌توانند پروژه را ماه‌ها به تأخیر بیندازند، هزینه‌های غیرمستقیم را برای کارفرما افزایش دهند و پیمانکار را از جریان درآمدی محروم کنند.

• رویکرد واکنشی به جای پیشگیرانه: کارفرمایان اغلب فقط پس از ارجاع ادعا به مراجع قضایی واکنش نشان می‌دهند، در حالی که پیمانکاران به دلیل نبود سیستم، فرصت‌های درآمدی ناشی از ادعاهای مشروع را از دست می‌دهند.

این چالش‌ها نه تنها پروژه‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهند، بلکه سودآوری کل سازمان را برای هر دو طرف کاهش می‌دهند. دکتر کلیم با تجربه‌های بسیاری در پروژه‌های ملی و بین‌المللی، این مشکلات را از نزدیک دیده و CMO را به عنوان راهکاری عملی برای رفع آنها طراحی کرده است.

دلایل و مزایای استفاده از دفتر مدیریت ادعا (CMO)

دفتر مدیریت ادعا (CMO) واحدی اختصاصی است که فرآیندهای مدیریت ادعا را از شناسایی تا حل‌وفصل به صورت یکپارچه مدیریت می‌کند. این خدمت هم برای کارفرما و هم برای پیمانکار مزایای ملموسی دارد:

برای کارفرما:

• کاهش هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم: CMO با شناسایی زودهنگام ادعاها، از تبدیل آنها به دعاوی قضایی پرهزینه جلوگیری می‌کند.

• جلوگیری از توقفات پروژه: بررسی دعاوی و حل و فصل آن‌ها، اغلب تاخیراتی طولانی مدت ایجاد می‌کند که با استفاده از رویکرد پیشگیرانه، رخداد این تاخیرات به شکل چشمگیری کاهش خواهد یافت.
• عدم ارجاع به مراجع قضایی: حل و فصل اختلافات و دعاوی، در صورت عدم مدیریت صحیح فرایندهای مدیریت ادعا، ممکن است به مراجع قضایی کشیده شود که هزینه‌های زیادی به طرفین پیمان تحمیل خواهد کرد. با استقرار CMO، دعاوی با استفاده از فرایندها و ساختاری یکپارچه جهت کمینه‌سازی اثر مالی و زمانی آن‌ها مدیریت خواهند شد.

• مدیریت بهتر پیمانکاران: با ایجاد فرآیندهای شفاف، کارفرما می‌تواند ادعاهای پیمانکاران را سریع‌تر ارزیابی و مدیریت کند، که هزینه‌های تأخیر و دعاوی را کاهش می‌دهد.

• حفظ روابط پروژه: CMO با مدیریت حرفه‌ای ادعاها، از تنش‌های غیرضروری جلوگیری کرده و روابط با پیمانکاران را حفظ می‌کند.

برای پیمانکار:

• افزایش موفقیت ادعاها: CMO با مستندسازی دقیق و ارائه حرفه‌ای ادعاها، شانس پذیرش آنها را افزایش می‌دهد. این موضوع از اهمیت بسیار زیادی برای پیمانکاران برخوردار است و منجر به احقاق حقوق از دست رفته پیمانکاران و متضرر نشدن ایشان در پروژه‌ها می‌گردد.

• شناسایی فرصت‌های درآمدی: CMO فرصت‌های ادعایی مثبت (مانند جبران خسارات ناشی از تغییرات کارفرما) را شناسایی کرده و به پیمانکار کمک می‌کند تا سود خود را افزایش دهد.

• کاهش هزینه‌های پیگیری: با استفاده از فرآیندهای استاندارد، پیمانکار زمان و هزینه کمتری برای پیگیری ادعاها صرف می‌کند و این مسیر را به شکل حرفه‌ای بدون کمترین آسیبی طی خواهد کرد.

مزایای مشترک:

• افزایش سرعت و دقت: CMO با ابزارهای استاندارد و نرم‌افزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی مانند Claim Manager، دوات و دانام، فرآیندها را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند، که هزینه‌های نیروی انسانی را کاهش می‌دهد.

لازم به ذکر است این ابزار برای اولین بار در کشور توسط شرکت پیمان ساخت شریف (دکتر کلیم) تهیه و ارائه شده که در این زمینه نیز مشابه سایر زمینه‌های مدیریت ادعاها و قراردادها، پیشرو بودن این شرکت در کشور را نشان می‌دهد.

• انعطاف‌پذیری در سطح سازمان و پروژه: CMO می‌تواند در سطح سازمان (برای مدیریت تمام پروژه‌ها) یا در سطح پروژه (برای تمرکز روی یک پروژه خاص) پیاده شود.

• رویکرد دوگانه: کارفرما می‌تواند از CMO برای مدیریت پیمانکاران جزء و پیمانکار اصلی برای پیگیری ادعاها علیه کارفرما استفاده کند.

مراحل استقرار دفتر مدیریت ادعا (CMO): راهنمای عملی و اجرایی

استقرار CMO فرآیندی گام‌به‌گام است که با توجه به سطح بلوغ سازمان یا پروژه شما طراحی می‌شود. ما از مدل بلوغ عملی (از سطح مقدماتی تا پیشرفته) استفاده می‌کنیم تا اطمینان حاصل کنیم که CMO با نیازهای واقعی شما همخوانی دارد. این مدل بر اساس تجربیات اجرایی در پروژه‌های واقعی ساخته شده و شامل تهیه چارچوب جامع (مانند منشور، فرآیندها و ابزارها) است. فرآیند استقرار را می‌توان در سطح سازمان یا پروژه اجرا کرد و با رویکرد دوگانه (کارفرمایی یا پیمانکاری) سازگار است.

گام ۱: ارزیابی و تعیین سطح بلوغ سازمان

ابتدا با استفاده از چک‌لیست‌های عملی دکتر کلیم، سطح بلوغ شرکت شما ارزیابی می‌شود. این چک‌لیست‌ها بر اساس عواملی مانند اندازه پروژه، تعداد ادعاها، پیچیدگی قراردادها و ساختار سازمانی طراحی شده‌اند. سطوح بلوغ عبارتند از:

• مقدماتی: برای شرکت‌هایی که تازه مدیریت ادعا را شروع کرده‌اند و نیاز به فرآیندهای پایه دارند.

• آگاهی: تمرکز روی آموزش و شناسایی زودهنگام ادعاها.

• استاندارد: ایجاد فرآیندهای استاندارد برای مدیریت روزمره ادعاها.

• یکپارچه: ادغام CMO با سایر واحدها برای مدیریت جامع.

• پیشرفته: استفاده از ابزارهای پیشرفته مانند AI برای پیش‌بینی و پیشگیری از ادعاها.

این ارزیابی حدود ۱-۲ هفته طول می‌کشد و شامل مصاحبه با مدیران، بررسی اسناد و تحلیل پروژه‌هاست. نتیجه آن، نقشه راهی عملی برای استقرار CMO است که هزینه‌های کارفرما را کاهش و شانس موفقیت ادعاهای پیمانکار را افزایش می‌دهد.

گام ۲: تهیه چارچوب جامع و ساختارسازی

پس از تعیین سطح بلوغ، چارچوب جامع CMO طراحی می‌شود. این شامل:

• منشور CMO: تعریف اهداف، نقش‌ها و روابط با واحدهای برنامه‌ریزی، حقوقی، فنی، مالی و مرکز کنترل اسناد (DCC).

• فرآیندها و ابزارها: طراحی فرآیندهای شناسایی، اعلان، مستندسازی، ارزیابی، ارائه و مذاکره ادعاها. برای مثال، فرم‌های استاندارد برای ثبت تغییرات پروژه یا نرم‌افزارهای AI مانند Claim Manager برای تحلیل خودکار ادعاها.

• مدل‌های ارتباطی: ایجاد لینک بین CMO و DCC برای دسترسی سریع به اسناد، که برای کارفرما هزینه‌های پیگیری را کاهش و برای پیمانکار مستندسازی را تقویت می‌کند.

• ساختار سازمانی: تعیین نقش‌های کلیدی (مانند مدیر CMO، کارشناسان حقوقی و فنی) و ادغام با ساختار موجود (مستقل یا بخشی از واحد دیگر).

• نقشه راه و KPIs: شاخص‌های کلیدی عملکرد مانند نرخ حل ادعاها، زمان پاسخگویی، کاهش هزینه‌ها برای کارفرما و افزایش درآمد ادعاها برای پیمانکار.

این چارچوب با رویکرد دوگانه تنظیم می‌شود: برای کارفرما، تمرکز بر کنترل ادعاهای پیمانکاران؛ برای پیمانکار، تمرکز بر پیگیری موفق ادعاها علیه کارفرما.

گام ۳: پیاده‌سازی و نظارت عملی

پس از طراحی چارچوب، CMO راه‌اندازی می‌شود:

• آموزش تیم اجرایی: آموزش‌ها با سناریوهای واقعی پروژه طراحی می‌شوند تا کارفرما و پیمانکار بتوانند ادعاها را به طور مؤثر مدیریت کنند.

• استفاده از نرم‌افزارهای AI: ابزارهایی مانند Claim Manager، دوات و دانام ادعاها را به صورت خودکار شناسایی، مستند و تحلیل می‌کنند. این ابزارها سرعت را  افزایش، دقت را بهبود و هزینه‌های نیروی انسانی را کاهش می‌دهند.

• نظارت مداوم: با چک‌لیست‌های هفتگی، عملکرد CMO رصد می‌شود و تنظیمات لازم اعمال می‌گردد.

این گام معمولاً ۱-۳ ماه طول می‌کشد و دکتر کلیم از ابتدا تا انتها همراه شماست.

گام ۴: ارتقا و بهبود مستمر

پس از استقرار، فرآیند بهبود مداوم اجرا می‌شود:

• تحلیل KPIs برای تنظیم فرآیندها بر اساس نتایج واقعی (مانند کاهش هزینه‌های کارفرما یا افزایش درآمد پیمانکار).

• به‌روزرسانی ابزارهای AI برای پیش‌بینی ادعاها و بهبود عملکرد.

• آموزش پیشرفته برای تیم، با تمرکز روی تجربیات پروژه‌های قبلی.

این گام تضمین می‌کند که CMO همیشه کارآمد باقی بماند و با رشد سازمان یا پروژه شما سازگار شود.

چرا دکتر کلیم را انتخاب کنید؟

دکتر کلیم با تجربه اجرایی در پروژه‌های واقعی (برای مشاهده پروژه‌ها کلیک کنید)، CMO را به عنوان ابزاری عملی ارائه می‌دهد که برای کارفرما هزینه‌ها را کاهش و برای پیمانکار شانس موفقیت ادعاها و درآمد را افزایش می‌دهد. استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی مانند Claim Manager، دوات و دانام، این فرآیند را سریع‌تر، دقیق‌تر و کم‌هزینه‌تر می‌کند. جهت دریافت این خدمت می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی دکترکلیم مشاوره رایگان دریافت کنید. اجازه دهید چالش‌های ادعایی شما را به فرصت‌هایی برای کاهش هزینه و افزایش سود تبدیل کنیم!

جهت دریافت این خدمت می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی دکترکلیم مشاوره رایگان دریافت نمایید.