پنج گام اولیه در تدوین یک منشور پروژه

گام اول) ترسیم چشم انداز:

در تنظیم این چشم انداز باید اطمینان یافت که :
• موافقت حامی پروژه جلب شود
• عبارات بکارگرفته شده کاملاً واضح و صریح عنوان شود
• نیازهای مشتری پروژه کاملاً بر آورده شود
• با کلیه اعضای تیم در میان گذاشته شود

گام دوم) تعریف محدوده

محدوده فهرستی از فعالیتها و تحویل شدنی های پروژه که تکمیل آنها منجر به حصول چشم انداز می شود را بدست می دهد. ضمنا در محدوده منشور به ویژگی های محصول پروژه ،ویژگی های مشتری و کاربر پروژه اشاره خواهد شد. مساله ای که باید بر سر آن توافق شود دستیابی به مواردی است که مشتری پروژه به دنبال رسیدن به آن برای رفع نیازهای خود است.

گام سوم) ساختار و سازمان تیم پروژه

می توان یک جدول سازمان پروژه بوجود آورد که مشتریان ، ذینفعان کلیدی، اعضای کلیدی گروه های کاری ، و دیگر افراد درگیر با تعیین خطوط ارتباطی بین هر کدام در آن مشخص شوند. ثبت چنین ساختاری حائز اهمیت است ، چرا که تعداد تقریبی افراد لازم برای تکمیل عملیات اجرایی پروژه ، مسئولیت های اعضاء آن گروه را تعیین کرده و حتی توضیحی از کار مربوطه به آنها ارائه می کند.

گام چهارم) مسیر حرکت

در این مرحله باید در قالب یک مسیر ، برنامه ریزی در سطح بالا برای پروژه صورت گیرد تا فهرستی از مراحل ، فعالیت ها و وظایفی را که پروژه در خلال آنها حرکت می کند بدست آورده و چرخه حیات مدیریت پروژه کامل شود.ضمنا همانگونه که تنظیم فعالیت ها برای تکمیل پروژه از ابتدا تا انتها امری ضروری است ، منابع لازم برای هر مرحله از پروژه نیز باید تعیین گردد تا در نهایت ، بودجه کلی لازم برای تکمیل پروژه بگونه ای تعیین شود که در مراحل اولیه چرخه حیات پروژه به تصویب و تأئیدی از آن دست یابیم.

گام پنجم) تعیین ریسک ها

قدم نهایی در تولید یک منشور پروژه تهیه فهرستی از ریسک ها و پیامدهایی است که درحال حاضر مشخص بوده و با تعیین
آنها می توان حامی پروژه را از درجه ریسک کلی پروژه آگاه نمود و حمایت آنها را برای چاره اندیشی و حل این موارد در اولین زمان ممکن به دست آورد.