یکی از نکات کلیدی در پیشگیری و حل‌وفصل ادعاها، تعیین مهلت مشخص برای پاسخ به اسناد پروژه در قرارداد است.
مهلت پاسخگویی به اسناد و مدارک، نقشی بسیار مهم و تأثیرگذار در کاهش چالش‌های میان طرفین دعوی ایفا می‌کند. باید به این نکته توجه داشت که تعیین مهلت در خصوص اسناد مختلف می‌تواند متفاوت باشد.
به عنوان مثال، مهلت پاسخگویی به یک سند مانند نامه می‌تواند حداکثر ۷ روز از تاریخ ارسال در نظر گرفته شود، در حالی که مهلت تعیین‌شده برای اسناد دیگری نظیر لایحه تاخیرات، به دلیل نیاز به بررسی‌های جامع‌تر و با توجه به حجم بیشتر کار، به زمان بیشتری نیاز خواهد داشت.
بر اساس پرونده‌های ارجاع‌شده به دکتر کلیم، مشکلات متعددی در این زمینه مشاهده می‌شود و در دوره‌های آموزشی این مجموعه به‌طور کامل و دقیق به این موضوع پرداخته شده است.
