یکی از سوالات و موارد چالشی و مورد بحث در پروژه‌های ساخت و ساز کشور، “زمان ارائه لایحه تاخیرات“ و “مدت زمان مجاز رسیدگی به آن توسط مشاور و کارفرما“ می‌باشد. این موضوع از آن جهت حائز اهمیت است که اولاً اعتبار زمانی قرارداد پابرجا بماند تا پیمانکار بتواند به فعالیت خود ادامه داده و مشکلی در ثبت اسناد مالی و بیمه‌ای خود نداشته باشد و ثانیاً با تعیین تکلیف وضعیت تاخیرات (مجاز و غیرمجاز بودن آن) تکلیف نحوه عمل در خصوص تعدیل‌های پروژه و نیز اقدامات بیمه‌ای مشخص شود.
در این مقاله [با علم به اینکه مندرجات ضوابط نظام فنی و اجرایی کشور از جمله نشریه 4311 دارای کاستی‌ها، ابهامات و نواقص بسیاری می‌باشد،] تلاش شده است تا با استفاده از ظرفیت‌های موجود در این نشریه، پاسخی در خور برای این سوال ارائه شود تا ارکان پروژه با عمل به آن ضمن ساماندهی به وضعیت اسنادی پروژه از بروز دعاوی مرتبط با آن بکاهند.
بدیهی است از آنجا که این مقاله بر اساس نشریه 4311 تدوین شده است، استناد به آن در پروژه‌های تابع سایر تیپ‌های قراردادی مانند EPC صنعتی و غیرصنعتی خالی از اشکال نبوده و لازم است موارد مربوط به این تیپ پروژه‌ها با مفاد حاکم بر آنها کنترل گردد.
1. چارچوب مورد بررسی: نشریه 4311
اگرچه ذیل نظام فنی و اجرایی کشور و سایر نظامات فنی و اجرایی موجود مانند نظام فنی و اجرایی وزارت نفت، انواع گوناگونی از شرایط عمومی پیمان (بالای 20 مورد) برای تیپ‌های مختلف قراردادی تدوین و ابلاغ شده است ولی آنچه به واسطه تیپ متداول و جاری پروژه‌های کشور با شنیدن نام شرایط عمومی پیمان به ذهن متبادر می‌شود، شرایط عمومی ساخت و ساز غیرصنعتی موضوع بخشنامه شماره 842/54-1088/102 مورخ 03/03/1378 سازمان برنامه و بودجه کشور یا نشریه 4311 می‌باشد. از این رو و با توجه به گستردگی حوزه نفوذ این نشریه در قراردادهای ساخت و ساز کشور، در این مقاله، شرایط و الزامات مربوط به کنترل و گزارش دهی تاخیرات، ارائه لایحه و رسیدگی به آن بر اساس مفاد این نشریه مورد بررسی قرار گرفته است.
شکل 1- نشریه 4311
* برای یادگیری نکات کلیدی نشریه 4311 و بخشنامه سرجمع از تدوینگران این قراردادها اینجا کلیک کنید.
2. برنامه زمانبندی کلی و تفصیلی
بر اساس مفاد ماده 2 موافقت نامه پیمان، برنامه زمانی کلی اجرای کار یکی از اسناد و مدارک پیمان تعیین شده است که طبق تعاریف مندرج در ماده 5 شرایط عمومی برنامه‌ای است که در آن، زمانبندی کلی کارهای مورد پیمان بر حسب ماه درج شده است. از آنجا که این برنامه کلی بوده و به جزئیات در آن پرداخته نشده است لذا به منظور ایجاد امکان پایش و مانیتورینگ مناسب و نیز فراهم نمودن شرایط برنامه ریزی‌های کلان و جزئی پروژه، در بند “ب” ماده 18 پیمانکار مکلف به ارائه برنامه زمانی تفصیلی بر اساس نقشه‌های موجود و برنامه زمانی کلی شده است. این برنامه که شامل زمانبندی تفصیلی فعالیت‌های مختلف کارهای موضوع پیمان (بند “ب” ماده 5) می‌باشد پس از تایید و تصویب کارفرما ملاک اقدامات و فعالیت‌های پروژه و به تعریفی به عنوان قانون اساسی پروژه قرار خواهد گرفت.
شکل 2- بند ب ماده 18 نشریه 4311
3. تغییر و اصلاح برنامه زمانبندی
طبیعت و ذات پروژه‌های عمرانی با برخی پیش نیازها و پس نیازها اعم از نقشه‌ها، تامین مالی، تحویل زمین، تامین مصالح، تجهیزات، ماشین آلات و نیروی انسانی و … گره خورده است که بر هم خوردن ترتیب و نظم پیش بینی شده برای هر کدام از آنها می‌تواند بر ساختار و اساس زمانبندی پروژه اثرگذار باشد، به همین منظور مقرره گذار و نویسندگان شرایط عمومی پیمان با درک شرایط در بند “ج” ماده مذکور (ماده 18) پیش بینی‌های لازم به منظور اصلاح و تغییر برنامه زمانبندی را منظور نموده تا با رعایت آن از بروز مسائل و مشکلات تبعی در آینده اجتناب گردد. موضوعی که به جرات می‌توان گفت حلقه مفقوده نظام برنامه ریزی، تصمیم گیری و تصمیم سازی پروژه‌های کشور است.
در ماده مذکور صراحتاً اعلام شده است که چنانچه تغییر در برنامه زمانبندی تفصیلی توسط هر یک از دو رکن مشاور و پیمانکار ضروری تشخیص داده شود باید پیش از رسیدن موعد انجام کارهایی که نیازمند تغییر است مراتب اعلام و اقدامات مقتضی در خصوص آنها به عمل آید. دقت در این ماده قطعاً راهگشا و هدایت‌گر بوده و بسیاری از مشکلات و ادعاهای موجود در نظام پروژه‌های کشور را کاهش خواهد داد. فرض کنید در پروژه‌ای در دست اجرا، طبق برنامه زمانبندی در تابستان سال آینده حجم بسیار بالایی بتن ریزی باید اجرا شود ولی از اواسط اردیبهشت ماه به واسطه شرایط ناترازی انرژی و یا تشدید تحریم‌ها، بر همه ارکان مبرهن و واضح است که امکان تامین سیمان و آرماتور مورد نیاز در تاریخ تعیین شده وجود ندارد، به نظر شما اگر یکی از ارکان مطابق با مفاد بند “ج” ماده 18 نشریه 4311 ضمن اعلام موضوع، تغییر در برنامه زمانبندی و اصلاح آن را اعلام و پیشنهاد دهد، آیا با مسائلی مانند تاخیر در برنامه، گزارشات غیرواقعی، ناهمخوانی برنامه و پیشرفت فیزیکی و … و نتیجتاً دعاوی ناشی از آن تا به این حد که امروز درگیر هستیم، درگیر خواهیم شد؟
شکل 3- بند ج ماده 18 نشریه 4311
4. گزارش (لایحه) تاخیرات
پس اولین نکته و تعهد در راستای تهیه لایحه تاخیرات و ارائه گزارش چرایی تاخیرات حادث شده در زمانبندی پروژه در این ماده نهفته است.
همچنین در بند “هـ” ماده مذکور نیز جزئیاتی در خصوص نحوه تهیه و تنظیم گزارش پیشرفت ماهیانه ذکر شده است، این جزئیات در کنار تجریه و دانش کسب شده عوامل پروژه می‌تواند به تنظیم گزارشی جامع و کامل از وضعیت پیشرفت پروژه و تطبیق آن با برنامه زمانبندی کلی و تفصیلی اولیه منجر شود. درج کامل و جامع میزان تاخیرات و چرایی آن، مشکلات و موانع موجود در اجرای پروژه و سایر مواردی که در این بند به آنها پرداخته است، می‌تواند شاکله و اساس بسیار خوبی برای تنظیم گزارش تاخیرات پروژه در آینده ایجاد نماید که در این راستا و برای بهبود این امر، قالب‌های گزارش روزانه و گزارش ماهیانه با رویکرد مدیریت ادعا تهیه شده است که با کلیک برای روی آنها می‌توانید جزئیات آنها را مشاهده بفرمایید.
شکل 4- بند ه ماده 18 نشریه 4311
با دقت نظر در سایر مواد شرایط عمومی نیز می‌توان به جزئیات و نکات حیرت انگیزی در خصوص تهیه گزارش تاخیرات و اعلام آنها دست یافت، برای مثال موارد مربوط به کنترل نقاط نشانه، پیاده کردن نقشه‌ها و درستی آنها؛ بدیهی است از آنجا که بروز ایراد و مشکل در هرکدام از اینها می‌تواند بر زماننبدی پروژه اثرگذار باشد لذا بهترین و مناسب‌ترین اقدام در خصوص آنها این است که ضمن اعلام نواقص و مشکلات، آثار ناشی از آنها در برنامه زمانبندی نیز به استناد بند “ج” ماده 18 اعلام گردد تا در آینده بتوان از نتایج آنها بهره‌مند شد.
بی شک این موضوع در خصوص سایر بندهای شرایط عمومی اعم از تجهیز کارگاه، بروز معارض، حوادث قهریه و فورس ماژور، حفاظت از کار، پرداخت پیش پرداخت و صورت وضعیت‌ها و … و یا مصوبات جلسات هماهنگی و مدیریتی پروژه که باعث تغییر در اولویت‌ها و یا زماننبدی فعالیت‌ها می‌شود نیز قابل توجه بوده و دقت نظر در اعلام مشکلات حادث شده به همراه تاکید بر آثار آنها در برنامه زمانبندی باید به یکی از اولویت‌های اصلی ارکان پروژه علی الخصوص پیمانکار بدل گردد. نکات بسیاری در تهیه گزارشات و لوایح تاخیرات و حتی اعمال آنها روی برنامه زمانبندی پروژه وجود دارد که برای یادگیری آنها می‌توانید آموزش تهیه لایحه تاخیرات و اعمال در نرم‌افزار را از اینجا مشاهده بفرمایید.
5. ماده 30: تغییر مدت پیمان
با توجه به موارد فوق الذکر و با در نظر گرفتن اثر تعهدات طرفین در زمانبندی پروژه، مقرره گذار در ماده 30 شرایط عمومی پیمان به بحث «تغییر مدت پیمان» وارد شده و درباره این موضوع تصمیم‌گیری نموده است. در بند “الف و ب” ماده مذکور موردی که قابل توجه است این است که مبنای درخواست تمدید مدت پیمان یا کسر مدت پیمان، وقوع هر یک از عوامل تعیین شده دیده شده است، بنابراین آنچه واضح است این است که پیمانکار و یا مشاور باید در زمان وقوع عامل اثر گذار ورود کرده و اقدامات لازم را مدنظر قرار دهند، بدیهی است تجمیع عوامل حادث شده در هر بازه زمانی می‌تواند اثر مثبت یا منفی بر زمانبندی کلی پروژه داشته باشد و یا اینکه بلااثر باشد (در این راستا می‌توان گفت که اگر گزارشات ماهیانه به صورت جامع و دقیق تنظیم گردد و آثار ناشی از مواردی که منجر به تغییر مدت پیمان می‌شود در آنها لحاظ گردد، در پایان هر ماه ارکان پروژه می‌توانند وضعیت را به طور مناسب رصد نمایند). بر همین اساس و از آنجا که شرایط عمومی در سایر موارد از جمله بند “ج” ماده 18 و بند “الف” ماده 30 نحوه اقدام جهت تغییر و اصلاح برنامه زمانبندی و اصلاح زمان پروژه را تعیین نموده است، در بند “ج” ماده 30 زمان و شروط تمدید مدت پیمان را اعلام نموده است. نکات کلیدی و حائز اهمیت درج شده در ماده مذکور عبارتند است از:
- در پایان مدت پیمان (اولیه یا هر تمدید)؛
- چنانچه کار به پایان نرسیده باشد؛
- مهندس مشاور با کسب نظر پیمانکار و با توجه به موارد تعیین شده در بند “الف” علل تاخیر کار را بررسی می‌کند؛
- میزان مدت مجاز و غیرمجاز را با توافق پیمانکار تعیین می‌نماید؛
- نتیجه را به کارفرما گزارش و سپس نظر کارفرما را به پیمانکار اعلام می‌کند؛
- معادل مدت تاخیرات مجاز، مدت پیمان را تمدید می‌نماید.
شکل 5- بند ج ماده 30 نشریه 4311
6. نتیجه‌گیری
دقت در این بند و نکات کلیدی آن و ایجاد شبکه ارتباطی بین آن با سایر مفاد شرایط عمومی از جمله مواردی که در مقاله به آنها اشاره شد، نشانگر این است که نویسندگان شرایط عمومی به طور کل زمان خاصی را برای تهیه و ارائه گزارش چرایی تاخیرات و یا درخواست تمدید پیمان از جانب پیمانکار تعیین نکرده‌اند بلکه با آینده نگری تلاش شده است تا گزارشات مربوطه در طی مدت پیمان تهیه و مورد بررسی ارکان طرح قرار گیرد و در پایان پروژه نیز وظیفه بررسی علل تاخیر کار با توجه به این گزارش‌ها بر عهده مهندس مشاور گذاشته شده است. لذا علیرغم اینکه مدت زمان خاصی در مفاد شرایط عمومی برای پاسخ به گزارش مهندس مشاور دیده نشده است ولی از آنجا که تمدید اعتبار زمانی قرارداد یکی از اصول اولیه در فراهم شدن امکان تداوم خدمت رسانی پیمانکار و انجام تعهدات متقابل توسط ارکان طرح می‌باشد، می‌توان گفت که اگر فرآیندهای درج شده در بند “ج” ماده 18 و بند “الف” ماده 30 به موقع و در خلال کار رعایت شود، تمدید مدت پیمان طبق بند “ج” ماده 30 باید تا پیش از انقضای مدت اعتبار زمانی قرارداد صورت پذیرد.
در پایان خاطر نشان می‌سازد که اگرچه نشریه 4311 به واسطه عدم به روز رسانی (با رجوع به نظرات کارشناسان و استفاده از تجارب و دانش کسب شده از پروژه‌های اجرا شده طبق آن) و عدم تطابق با نیازها و شرایط امروزین کشور، به یکی از دستورالعمل‌ها و مباحث چالشی و بحث برانگیز نظام قراردادهای ساخت و ساز کشور تبدیل شده است و ابهامات، نواقص و کاستی‌های آن خود یکی از منابع اساسی اختلافات فی مابین ارکان پروژه‌هاست ولی می‌توان انتظار داشت که با رعایت موارد درج شده در آن بخشی از مسائل بحرانی و اشکال آفرین پروژه‌ها با سرعت بیشتری حل و فصل شود، موضوعی که اساس و ذهنیت اصلی تحریر مقاله حاضر نیز بوده است.
شرکت پیمان ساخت شریف (دکتر کلیم) به عنوان شرکت پیشرو در مدیریت ادعا در صنعت ساخت، تاکنون اقدام به ارائه خدمات این حوزه (تهیه لایحه تاخیرات، لایحه ضرر و زیان و دفاع از آنها) در بیش از 50 پروژه در سطح ملی و بین‌المللی کرده است و با بهره‌گیری از برترین و برجسته‌ترین متخصصان این حوزه آماده ارائه خدمات به دست‌اندرکاران این حوزه می‌باشد.
جهت درخواست مشاوره می‌توانید با شماره 28426520-021 در تماس باشید.
