مستند سازی و تهیه اسناد مرتبط در کلیه موارد یکی از نکات مهم مدیریتی است که همیشه آثار مفید و قابل توجهی دارد، در پروژههای عمرانی و صنعت ساخت و ساز نیز این موضوع از اهمیت ویژهای برخوردار است. مکاتبات، ثبت توافقات و مذاکرات جلسات داخلی و هماهنگی ارکان، گزارشهای روزانه، صورتجلسات اجرای کار، نقشهها و … از مهمترین مستندات پروژه است که دقت نظر در تنظیم آنها چه از نظر ضرورت و لزوم تهیه، چه از نظر مفاد و جزئیات و چه از نظر زمان تهیه حائز اهمیت هستند. در این مقاله تلاش شده است تا با استفاده از مفاد نشریه 4311 و نیز فهارس بهای پایه سازمان برنامه و بودجه به نقش و جایگاه صورتجلسات اجرای کار پرداخته شود.
الف) اندازهگیری کارها
مهمترین مسئله برای رسیدن به مبلغ معادل کارهای انجام شده و تهیه صورت وضعیتهای پروژه، اندازهگیری و تعیین میزان کار اجرایی است، برای این موضوع هم نشریه 4311 در مفاد ماده 19 (بند ج) و 37 (بند الف) نحوه و ابزار اندازهگیری را تعیین کرده است. طبق مفاد بند ج ماده 19 اندازهگیریها بر اساس نقشههای اجرایی، دستور کارهای اجرا شده و صورتمجلسها انجام میشود. در بند الف ماده 37 نیز نحوه اندازهگیری وضعیت کارهای اجرایی انجام شده (تجمعی: از شروع کار تا آخر هر ماه) تعیین شده و در این بند نیز ابزارهای اندازهگیری مجدداً نقشههای اجرایی، دستورکارها و صورتمجالس اعلام شده است.
شکل 1 – بند ج ماده 19
شکل 2 – بند الف ماده 37
در مفاد ماده 14 کلیات فهارس بهای پایه نیز ذکر شده است:
اندازهگیری کارها، بر اساس ابعاد کارهای انجام شده، که طبق ابعاد درج شده در نقشههای اجرایی و دستورکارها است، با توجه به مفاد کلیات و الزامات فصلها، صورت میگیرد. در مواردی که روش ویژهای برای اندازهگیری در این فهرستبها پیشبینی شده است، اندازهگیری به روش تعیین شده انجام میشود.
بنابراین میتوان گفت که اسناد مرجع در قرارداد جهت تعیین وضعیت کارهای انجام شده، چندین ابزار برای اندازهگیری کارهای انجام شده تعیین کردهاند که یکی از آنها صورتجلسات اجرای کار است.
ب) صورتمجالس/صورتجلسات اجرای کار
در تعریف لغوی صورتمجلس معادل استشهادیه و صورتجلسه آمده است. در لغتنامه دهخدا، صورتمجلس به عنوان ورقهای که در آن مذاکرات و یا تصمیمات اعضای مجلسی را مینویسند، تعریف شده است. در همین مرجع، صورتمجلس، چیزی [سندی/نوشتهای] که در آن ماجرای مجلسی ثبت شود، نیز تعریف شده است. این دو تعریف در فرهنگ معین و فرهنگ عمید به صورتجلسه نیز اطلاق شدهاند. بنابراین آنچه مشخص و مبرهن است آن است که در تعاریف لغتنامهها و مراجع فارسی، تفاوت معنایی خاصی بین صورتجلسه و صورتمجلس ذکر نشده است و اگرچه در نشریه 4311 این دو واژه در هر دو شکل به کار رفته است ولی میتوان گفت در معنای لغوی تفاوتی با هم ندارد. موضوعی که به نوعی با تداخل و یکی شدن این عناوین در فهارس بها نیز صحت آن تایید شده است.
اما سوال و نکته کلیدی اینجاست که بر اساس نشریه 4311 (شرایط عمومی پیمان متداول) انجام و تهیه صورتمجالس (یا صورتجلسات) در کدامیک از کارها ضرورت دارد، در اینجا بدون توجه به سایر انواع صورتجلساتی که شرایط عمومی پیمان ضرورت تهیه و امضای آنها را تعیین نموده است، مثل صورتمجلس تحویل کارگاه یا صورتمجلس صحت نقاط نشانه، سراغ پاسخ این پرسش خواهیم رفت.
طبق بند ب ماده 19 تراز کف پی بناها و زیرسازی راه ها و تمام عملیاتی که بعد از اتمام کار پوشیده میشوند و بعداً مرئی نیستند یا به هر صورت کنترل و اندازهگیری کامل آنها میسر نباشد، باید پیش از پوشیده شدن یا از بین رفتن آثار آنها صورتمجلس شوند. این موضوع در ماده 15 کلیات فهارس بها نیز مجدداً مورد تاکید قرار گرفته است.
شکل 3 – بند 15 کلیات فهرست بها
نکته جالب و مهم در اینجا این است که در ادامه بند فوق چنین ذکر شده است: این صورتمجلسها ملاک اندازهگیری در تنظیم صورت وضعیتهاست. پس بیراه نیست اگر بگوییم که شرایط عمومی پیمان به عنوان سند مرجع و اصلی در نظام فنی و اجرایی و پیمانهای سه عاملی، صورتمجالس (یا اصلاحاً صورتجلسات) را تنها یکی از ابزارهای اندازهگیری و تعیین وضعیت کارها دانسته و در این میان تهیه آن را فقط برای کارهایی که بعداً پوشیده شده، مرئی نیستند و کنترل و اندازهگیری آنها به هر صورت میسر نیست یا آثار آنها در طی مدت پیمان از بین میرود (برای مثال: نشت آب و یا وضعیت خاک و سنگ و موارد مرتبط با آنها) ضروری دانسته است.
ج) جزئیات لازم در تهیه صورتمجالس/صورتجلسات
شرایط عمومی پیمان در خصوص جزئیات صورتجلسات تقریباً نکته خاصی ارائه نداده است، اما از آنجا که در اکثر قریب به اتفاق پروژههای ذیل نظام فنی و اجرایی کشور، تهیه برآورد و تعیین مبانی پرداخت حق الزحمه پیمانکاران بر اساس فهارس بهای پایه صورت میپذیرد لذا در کلیات فهارس بهای پایه نکات مهمی در این خصوص ذکر شده است.
طبق مفاد ماده 15 کلیات فهارس بها (برای مثال ابنیه 1404) مطابقت کارها با نقشهها و مشخصات فنی یا دستورکارها باید صورتجلسه گردد.
طبق مفاد ماده 16 همین سند، لزوم استفاده از تلمبه موتوری یا وسیله مشابه آن در مواردی که کار در زیر تراز آب زیرزمینی انجام میشود، باید صورتجلسه گردد.
اما در ماده 18 سند مورد اشاره، جزئیات دقیقتری ارائه شده است که با هم مرور میکنیم:
- صورتجلسات باید در حین اجرای کار و پس از اتمام هر یک از اجزای آن و بر اساس مشخصات فنی یا دستورکارها تهیه شوند.
- صورتجلسات باید حداقل اطلاعات زیر را ارائه دهند:
- نام کارفرما، مهندس مشاور، مهندس ناظر، پیمانکار، شماره و تاریخ پیمان، موضوع پیمان، شماره و تاریخ صورتجلسه
- مرجع فنی که کار موضوع صورتجلسه طبق آن انجام شده (نقشه، دستورکار و …)
- توضیحات کافی و ترسیم نقشه با جزئیات کامل و بیان مشخصات فنی کار
- متره و محاسبه مقادیر مربوط به اجرای عملیات
د) امضاکنندگان صورتمجالس/صورتجلسات اجرای کار
طبق آنچه نشریه 4311 در بند ب ماده 19 به آن اشاره کرده است صورتمجالس اجرای کار، باید به امضای رئیس کارگاه و مهندس ناظر برسد، موضوعی که در کلیات فهارس بها با جزئیات بیشتری به آن پرداخته شده و عوامل بیشتری در آن دخیل شدهاند. طبق بند 2 ماده 18 کلیات فهارس بها، صورتجلسات باید به امضای پیمانکار، مهندس ناظر مقیم، مهندس مشاور و در موارد تعیین شده کارفرما برسند. در اینجا باید به این نکته نیز توجه داشت که از آنجا که نشریه 4311 در بند ز ماده 18 اعلام نموده است که پیمانکار باید به منظور اجرای کار، دریافت دستورکارها و نقشهها از مهندس مشاور و همچنین برای تنظیم صورت وضعیتهای موقت، اختیارات کافی به رئیس کارگاه بدهد، بنابراین چون طبق بند الف ماده 37 صورتمجالس از ابزار لازم در تهیه و تنظیم صورت وضعیتهای موقت به شمار میروند، به نوعی مقام مجاز پیمانکار برای امضای صورتمجالس حین کار، شخص رئیس کارگاه است (موضوعی که همانگونه که در ابتدای این بحث نیز مطرح شد در بند ب ماده 19 نیز به آن تاکید شده است)
هـ) مسئولیت تهیه و تنظیم صورتجلسات
یکی از مسائل چالش برانگیز در برخی از پروژههای عمرانی این است که بعضاً پیمانکاران ادعا مینمایند که مسئولیت تهیه و تنظیم صورتجلسات اجرای کار بر عهده مهندس مشاور و دستگاه نظارت پروژه است. از آنجا که اصلیترین سند در بررسی اختلافات و دعاوی پیمانکاران، مفاد قرارداد فیمابین آنان با کارفرماست لذا در این مطلب تلاش میشود که با بررسی مفاد نشریه 4311 و نیز فهارس بها جوابی برای این ابهام ارائه شود.
با نگاهی به مفاد بند الف و ب ماده 19 شرایط عمومی پیمان، درمییابیم که مسئولیت تهیه و تنظیم و انجام صورتمجالس در مواردی مانند وضع موجود نقاط نشانه و مبدأ، درستی نقشهها، امتدادها و محورها بر عهده پیمانکار گذاشته شده است.
در ماده 15 کلیات فهارس بها نیز این مسئولیت به صورت مستتر و پوشیده بر عهده پیمانکار گذاشته شده است چرا که زمانی که ذکر شده است مسئله یا موضوعی با مهندس مشاور صورتجلسه شود، رکن ثالثی که مسئول انجام این موضوع است مشخصاً پیمانکار است.
جدای از این موارد در فراز انتهایی بند الف ماده 37 چنین آمده است: “به منظور ایجاد امکان برای تهیه رسیدگی و تصویب صورتوضعیت قطعی در مهلتهای تعیین شده در ماده ۴۰، پیمانکار باید ضمن اجرای کار و پس از اتمام هر یک از اجزای آن، نسبت به تهیه مترههای قطعی و ارائه آنها به مهندس مشاور برای رسیدگی همراه با صورتمجلسها و مدارک مربوط اقدام نماید، این اسناد باید در تهیه صورتوضعیتهای موقت نیز مورد استفاده قرار گیرد.” بنابراین میتوان نتیجه گرفت که شرایط عمومی پیمان به صراحت وظیفه تهیه و تنظیم صورتمجالس اجرای کار به همراه مترههای قطعی (موضوع جزئیات صورتجلسات در ماده 18 فهارس بها) را بر عهده پیمانکار قرار داده است. ضمن آنکه به طور کل در نظامات حقوقی کشور نیز با قاعده “البینه علی المدعی” مواجه هستیم که صراحتاً بیان میدارد که مدعی باید اسناد و مدارک ادعای خود را ارائه نماید تا مورد قبول قرار گیرد که در این میان پیمانکار مدعی اجرای کار به کیفیت و مقدار تعیین شده است و بنابراین مسئولیت تهیه و ارائه اسناد این ادعا بر عهده وی است و مهندس مشاور به عنوان واحد نظارتی تنها وظیفه کنترل و صحت سنجی و تایید این اسناد را دارد. (موضوع ماده 32 و 33 شرایط عمومی پیمان)
و) جمعبندی و نتیجهگیری
در این مقاله تلاش شد تا با رجوع به دو سند اصلی و مرجع در قراردادهای پیمانکار که شاکله قراردادی و پرداختی کار را تعیین مینمایند، مواردی در باب اندازهگیری کارها و ضرورت و چرایی و کاربرد صورتجلسات اجرای کار ارائه گردد. همانگونه که ملاحظه شد صورتجلسات اجرای کار اگرچه یکی از اسناد مهم و کاربردی چه برای تعیین میزان پیشرفت کار از نظر فیزیکی و ریالی، چه برای مستندسازی دوره انجام کار (به منظور استفاده در تعدیل و لایحه تاخیرات) هستند ولی تنها یکی از ابزار و وسایل اندازهگیری کارها در راستای تهیه و تنظیم صورتوضعیتهای کارکرد میباشند و مسئولیت تهیه و تنظیم آنها نیز بر عهده پیمانکار است.
