داشبورد مدیریت پروژه چیست؟ (Dashboard)

داشبورد مدیریت پروژه عموما از یک صفحه شامل نمودار و یا جداول از اطلاعات کلیدی پروژه تشکیل شده است با این هدف که مخاطب بتواند با یک نگاه از وضعیت پروژه مطلع شود.

کلمه داشبورد (dashboard) از نظر معنی معادل فارسی مشخصی ندارد و  از نظر کاربرد معادل پنل نشان دهنده سرعت و اطلاعات مهم وسایل نقلیه که روبروی هدایتگر وسیله نقلیه قرار دارد، می‌باشد.

داشبوردهای مدیریت پروژه می‌تواند در بخش های مختلف یک پروژه مورد استفاده قرار گیرد. برای مثال داشبورد نشان دهنده وضعیت پیشرفت پروژه، داشبورد وضعیت مالی پروژه، داشبورد وضعیت مصالح، داشبورد وضعیت مستندات، وضعیت نیروی انسانی، وضعیت کنترل کیفیت پروژه، وضعیت جلسات و صورتجلسات، وضعیت مستندات و سایر بخشهای یک پروژه یا سازمان پروژه محور.

در ادامه به برخی از اجزای کلیدی پیشنهادی و مشخصات داشبورد کلی مدیریت پروژه اشاره می شود.

داشبورد اطلاعات کلی پروژه (اندازه پیشنهادی A3)

اجزای اصلی این داشبورد عبارت است از:

• اطلاعات مربوط به موضوع پروژه، زمان تهیه گزارش و زمان ورود داده (Data Date)
• شاخصهای کلیدی پروژه از جمله SPI, CPI و سایر شاخصهای موردنیاز: در شرایطی که از سیستم ارزش حاصله (Earned Value) استفاده میکنید
• منحنی S نشانگر وضعیت پیشرفت برنامه ای و محقق شده (با توجه به ابعاد پروژه میتوانید اطلاعات را در سطح صفر یا یک ارائه کنید)
• جدول پیشرفت پروژه (شامل ستون پیشرفت محقق شده، پیشرفت برنامه ای، انحراف از برنامه و مدت تاخیر کل پروژه)
• نمودار و جدول مربوط به وضعیت مالی پروژه (مبالغ صورت وضعیتهای ارسالی، دریافتی، باقی مطالبات، علل و…)
• نمودار احجام پروژه: با توجه به روش تحویل و ارزیابی پروژه در برخی پروژه ها حائز اهمیت است و پیشنهاد می شود بین 3 تا 8 سطر داشته باشد (مهم ترین نوع احجام پروژه)
• یک باکس برای گزارشات خاص و موقت
• یک باکس برای ذکر توضیحات موردنیاز شامل مشکلات و موانع، اقدامات مهم و توضیحات موردنیاز
• بنا به نیاز و شرایط پروژه میتوان از باکسهای دیگری به صورت ثابت اضافه کرد.

نرم افزارهای طراحی داشبورد مدیریت پروژه

نرم افزارهای زیادی جهت طراحی داشبورد مورد استفاده قرار میگیرد که پرکاربردترین آنها نرم افزار excel و power bi می باشد. اما در سازمان های بزرگ پروژه محور عموما از نرم افزارهای مدیریت پروژه اختصاصی و با قابلیتهای بالا استفاده میکنند که یکی از مهمترین قابلیتهای این نرم افزارها ارائه داشبوردهای مدیریت پروژه است. اگرچه این نرم افزارها از نظر انعطاف پذیری به پای excel و power bi نمی رسند، اما تا حدود زیادی منعطف هستند و میتوانید گزارشهای خود را شخصی سازی کنید.

نکات مهم عمومی در طراحی داشبوردهای مدیریت پروژه

• چینش اجزای داشبورد به گونه ای باشد که مخاطب بتواند ارتباط مناسبی بین اجزای آن برقرار کند. برای مثال جداول خلاصه اطلاعات پیشرفت پروژه و منحنی S در نیمه بالایی جدول قرار گیرد.
• خود را جای مخاطب بگذارید و سعی کنید مواردی که برای وی در آن مقطع دارای اهمیت است را در داشبورد لحاظ کنید. برای مثال در یک مقطع ممکن است مخاطب نیاز داشته باشد تا با توجه به فشارهای سایر ارکان پروژه از وضعیت مصالح شماره X مطلع شود. در این شرایط این اطلاعات را بدست آورده و در داشبورد خود لحاظ کنید. تجربه شخصی من در این زمینه این بوده که در اکثر پروژه‌هایی که قبلا فعالیت می‌کردم و قالب تصویب شده ای وجود نداشت، معمولا حدود یک چهارم از فضای داشبورد را به وقایع خاص و موقت پروژه اختصاص می‌دادم که امکان تغییر آن بخش در هر گزارش را فراهم می‌کرد.
• سعی کنید با توجه به شرایط پروژه و مخاطب از رنگ، فونت، شکل و یا سایز مناسب استفاده کنید. برای مثال در صورتی که اطلاعات مهم در یک پروژه زیاد است و وجود آنها ضروری به نظر می رسد، از داشبورد در سایز A3 استفاده کنید.
• قالب داشبورد را به گونه ای تهیه کنید که تا حد امکان تکمیل آن به صورت خودکار صورت پذیرد. تجربه بنده در این زمینه این بوده که با استفاده از فرمول نویسی، کمبو باکس و ساختارسازی درون نرم افزار اکسل (در زمانی که هنوز power bi رواج زیادی نداشت) دیتابیس وضعیت پیشرفت محقق شده، برنامه ای پروژه و سایر دیتابیسها را به نمودارها، جداول، تاریخها و سایر فیلدهای درون داشبورد وصل می‌کردم و کمتر از ده درصد که مرتبط به توضیحات تشریحی بود، به صورت دستی انجام می‌شد.

در پایان این نکته را به یاد داشته باشید اگر نتوانیم نتیجه کار و عملکرد خود را به شکل شایسته ای به دیگران ارائه کنیم، ارزش علم و تخصص ما در آن زمینه مشخص نخواهد شد. در واقع تفاوتی بین یک فرد متخصص و یک فرد بدون تخصص در این شرایط وجود نخواهد داشت. داشبوردسازی فقط نیاز به تسلط نرم افزاری، تخصص فنی و سرعت عمل ندارد، نقش روانشناسی و مهارتهای شناخت و درک مخاطب نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.