گام‌های فرآیند مدیریت ادعا (claim management)

بحث مدیریت دعاوی (claim management) در مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه اهمیت بالایی دارد. تا آنجایی که بسیاری از متخصصان در این زمینه، مدیری دعاوی را همان مدیریت پروژه واقعی می‌دانند.

پیکره دانش مدیریت پروژه pmbok، فرایند شروع و شکل‌گیری دعاوی را در پنج مرحله به شرح زیر تقسیم می‌کند:

مرحله اول: بررسی مدارک و شناخت

• بررسی قرارداد، الحاقیه ها، صورتجلسات و جمع‌آوری نکات مربوط به توجیه تاخیرات و طرح اضافه‌کاری‌ها و ادعاها،
• بررسی گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه کارگاه و جمع‌آوری نکات در رابطه با مضمون هر یک، جهت طرح ادعاها.
• برگزاری جلسات با مدیر و مسئولین کلیدی پروژه و ارائه راهکارهای لازم.
• بررسی نامه‌های ارسالی به کارفرما و دریافتی از کارفرما.
• بررسی برنامه زمانبندی اصلی و اولیه پروژه با برنامه واقعی پروژه و ارائه راهکارهای مناسب با رویکرد طرح ادعاها.
• ایجاد ادعا در صورت وجود مغایرت بین برنامه اصلی با برنامه
  واقعی پروژه.
• بررسی صورت‌وضعیت‌های ارسالی به کارفرما و سوابق تائید و زمان پرداخت آنها جهت طرح ادعا

 مرحله دوم: تدوین اضافه‌کاری‌ها، تاخیرات و ادعاها

• برآورد احجام اضافه‌کاری‌ها جهت ارسال به کارفرما.
• محاسبه تأثیر اضافه‌کاری‌ها بر زمان و هزینه کل پروژه.
• دسته‌بندی عوامل ادعا

مرحله سوم: جمع‌آوری موارد اضافه‌کاری‌ها و ادعاها

• جمع‌آوری مستندات مربوط به ادعاها در حین اجرای پروژه.
• برآورد مالی اضافه‌کاری‌ها جهت ارسال به کارفرما.
• ارسال نامه‌های مربوط به اضافهکاری‌ها و ادعاها به کارفرما.
• ارسال نامه‌های مربوط به تاخیرات به کارفرما.

مرحله چهارم: تدوین و توجیه گزارش تاخیرات

• تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای منابعی همچون قرارداد، بخشنامه‌های سازمان مدیریت و نظارت راهبردی ریاست جمهوری، شرایط عمومی پیمان، نامه‌های ارسالی پیمانکار و نامه‌های دریافتی پیمانکار.
• تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای تاریخ ابلاغ و اصلاحیه‌های نقشه‌ها توسط مشاور، تاریخ شروع و صورتجلسات ایجاد معارضات و توقف کار و تاریخ رفع معارضات.
• تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای تغییرات ایجادشده در احجام کار مطابق با دستور کارهای صادره و کارهای جدید ابلاغی.
• تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای گزارش روزانه شرایط جوی و مشکلات مستمر کارگاه.
• تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای تاریخ ضمانت نامه‌های پیمانکار جهت دریافت پیش‌پرداخت، تاریخ
  نامه‌های پیمانکار به مشاور در خصوصی صورت وضعیت‌ها تعدیل‌ها، تاریخ صدور چک از سوی کارفرما در وجه پیمانکار مربوط به پیش پرداخت‌ها، صورت وضعیت‌ها تعدیل‌ها۔
• تهیه گزارش توجیه تاخیرات پروژه بر مبنای برنامه‌های زمان‌بندی تائید شده و موارد مرتبط با تاخیرات ایجادشده.
• ارسال نامه‌ها و موارد توجیه تاخیرات برای کارفرما.
• شرکت در جلسات کارفرما جهت دفاع از موارد ارسال‌شده و ادعاهای مطرح شده.

مرحله پنجم: طرح ادعاهای مالی

• تدوین ادعا به واحد هزینه، با توجه به هزینه ایجادشده توسط مورد ادعا، هزینه تأخیر زمانی ایجادشده توسط فعالیت مورد ادعا و هزینه تأخیر زمانی کلی ایجادشده در طولی پروژه به واسطه موضوع ادعا.
• برگزاری جلسه جهت همسان‌سازی نحوه محاسبات مالی با کارفرما.
• اعمال نظرات کارفرما بر روی موارد مالی، ارسال پرونده ادعا همراه با مستندات کافی به دفتر حقوقی پروژه.
• بررسی مسئله‌های ایجادشده در جلسه حل اختلاف با حضور طرفین، در صورت توافق طرفین قرارداد در خصوص موارد ادعا، تبدیل آن به تغییرات و اضافه نمودن الحاقیه به قرارداد.
• در صورت عدم توافق طرفین قرارداد در خصوص موارد ادعا، تبدیل آن به دعاوی و شروع فرایند مدیریت دعاوی.
• تهیه نامه‌های موردنیاز جهت طرح دعاوی.