تعریف و گام های مدیریت ادعا از دیدگاه PMBOK

مدیریت ادعا ازجمله مهمترین مباحث و چالش‌های پروژه‌های بزرگ در دنیاست. پروژه‌ها و قراردادهای اجرایی معمولا در حین اجرا و انجام عملیات، به دلیل مختلف و متعدد با ادعای یکی از طرفین قرارداد، نسبت به دیگری مواجه می‌شوند. این ادعا معمولا درخواست کتبی بانضمام مدارک قراردادی است که در خصوص جبران مالی، زمانی یا تحقق سایر شرایط که ازنظر قراردادی، موجب اختلاف درخواست کننده و طرف قرارداد یا کارفرماست بروز و ظهور می‌یابد.

پیکره دانش مدیریت پروژه، مدیریت ادعا را اینگونه تعریف میکند:

فرایندی که در جهت حذف یا جلوگیری از بروز ادعا تلاش می‌کند و در صورت وقوع، به عکس‌العمل در مقابل آن می‌پردازد.

این عنوان شامل کلیه رویه‌هایی است که برای حذف یا جلوگیری از افزایش دعاوی و همچنین مدیریت آنها در صورت رخداد، موردنیاز هست. مهمترین اصل در مدیریت دعاوی، اشراف کامل بر متن قرارداد و عبارات و بندهای آن است. مستندسازی از دیگر اصول مدیریت دعاوی است که در کلیه روشهای اجرایی آن، نقش کلیدی دارد.
اگرچه تدوین یک قرارداد دقیق که همه جوانب را در نظر گرفته باشد کار سهل و آسانی نیست اما نزدیک شدن به آن میتواند زمینه بروز ادعاهای مختلف را کاهش دهد.

تعریف محدوده پروژه به عنوان یک راهکار

تعریف دقیق محدوده پروژه، برنامه‌ریزی معقول و واقع‌گرای اتخاذشده مناسب در انجام پروژه می‌تواند برخی از راه‌های در دسترسی برای کاهش یا حذف ادعاهای احتمالی باشد. همچنین اعمال ضرب‌الجلی‌های زمانی مناسب برای پاسخ به درخواست‌های طرفین، ایجاد شرایط شرکت هر چه بیشتر طرفین در منافع پروژه، ایجاد شورای بررسی اختلاف، از ابزارهای حذف دعاوی و یا تبدیل آنها به تغییرات قرارداد هست.

چهار فرآیند مدیریت ادعا در PMBOK

بر اساس استاندارد مدیریت پروژه، مدیریت ادعا شامل چهار فرایند اصلی بوده که با توجه به ماهیت پروژه زمینه‌های آن شامل شناسایی موارد بروز ادعا، ارزیابی و تحلیل ادعا، جلوگیری از بروز ادعا و حل و فصل ادعا هست.