مدیریت فعال هزینه پروژه

توصیه می کنم که هیچگاه به دنبال اجرای پروژه با “حداقل” هزینه نباشید. کسی را نمی توان به مناسبت “حداقل” چیزی “پاسخگو” کرد. یک مدیر می تواند به هر نحوی که مایل است پروژه را اجرا کند و در انتها نیز ادعا کند که هزینه به دست آمده، همان “حداقل” بوده است. چه کار می خواهید بکنید؟ می توانید به جر و بحث بپردازید و در نهایت قسمتی از درد دل ها را بیان کنید، اما به ضرس قاطع نمی توان راجع به کارآیی مدیر مربوطه و نظام مدیریتی حاکم بر پروژه ادعایی داشت. اولین گام در مدیریت فعال پروژه تدوین بودجه هزینه ای پروژه است.
بودجه هزینه ای به معنای پیش بینی زمان بندی شده هزینه های پروژه است.

ورودی های لازم برای تدوین بودجه هزینه ای پروژه دو دسته هستند:

اول، برنامه پروژه، در محدوده ای که تعریف شده است؛
و دوم، تخمین های هزینه ای پروژه که این از سوابق گذشته و اطلاعات اخذ شده از مراکز تأمین حاصل می شود.
با در اختیار داشتن بودجه پروژه، سازمان مدیریت پروژه می تواند انتظارات خود را از میزان ورودی لازم به پروژه ارزیابی کند.
در نظر داشته باشید که بودجه هزینه ای تنها یک پیش بینی است که صحت و دقت آن به صحت و دقت ورودی های تعریف شده در بالا بستگی دارد. اما حتماً هر دو موضوع صحت و دقت، قطعی نخواهند بود. ممکن است آنچه که پیش بینی شده، تغییر کند و در نتیجه نمی توان بودجه را یک گراف تنها دانست که یک بار تولید می گردد. این همان موضوعی است که مدیریت “فعالانه” را ایجاب می کند.

در مدیریت فعالانه لازم است دو موضوع مد نظر قرار گیرد:

۱٫    پیش بینی هزینه ها باید چرخه کامل عمر پروژه را از زمان فعلی تا انتها شامل گردد، با این رویکرد که پیش بینی ها در افق های نزدیک تر باید در بازه های کوتاهتری انجام شده باشند. به این ترتیب بودجه در افق های نزدیک تر از صحت و دقت بیشتری برخوردار خواهد بود.

۲٫   در انتهای دوره های کنترلی بودجه، به خصوص در کشورهای در حال توسعه، بودجه باقیمانده پروژه، با تأکید بر روی بودجه دوره های نزدیک تر به اجرا، باید مورد بازبینی قرار گیرد.

مقایسه عملکرد هزینه ای، یعنی آنچه که برایش سندهای حسابداری صادر شده است، با بودجه پروژه در مقاطع نظارتی باعث می گردد که مدیریت در همه حال از کارآیی تیم مدیریت پروژه آگاه باشد. به این صورت ارزیابی ها در هر مقطعی، منجمله در انتهای پروژه، نیاز به جر و بحث و پرخاش نخواهد داشت چرا که خط کش اندازه گیری کارآیی قبلاً تعریف شده و مورد توافق قرار گرفته است.