پیوستهای بسته‌ی ادعا (claim package)

شما ممکن است یک گزارش خوب برای بیان ادعای خود تهیه کرده باشید و ممکن است فکر کنید که کار شما تقریباً تمام شده است و در ادامه ممکن است برای بررسی به طرف مقابل ارائه شود.

اما متأسفانه این چنین نیست زیرا برای موفقیت ادعای شما، باید نکات کلیدی زیر در آن رعایت شده باشد:

• اطمینان حاصل کنید که لایحه دفاعیه ارسالی یک سند مستقل و جامع می‌باشد که نیازی به مستندات دیگر جهت فهم و درک کامل موضوع وجود ندارد.
• فرض کنید که داور هیچ شناخت قبلی از پروژه یا شرایط ندارد.
• اثبات ادعای استحقاق خسارت و میزان خسارت بر عهده مدعی است و برای انجام این کار لازم است ثابت شود که هر واقعیتی در ادعا و هر اظهارات متکی به آن درست است. همچنین اثبات درست و صحیح بودن محاسبات جانبی ضروری خواهد بود. برای این کار ما باید مدارکی را ارائه دهیم.

مدارک می تواند شامل و نه محدود به موارد زیر باشد:

• قرارداد،
• مکاتبات،
• بخشنامه ها و مقرررات داخلی و خارجی نافذ بر پیمان
• صورتجلسه ها،
• گزارشات روزانه ، هفتگی و ماهانه پروژه
• مدارک پروژه،
• برنامه ها زمانبندی اولیه و بازنگریهای بعدی،
• عکسها،
• محاسبات هزینه
• و…

بهترین روش برای ارائه این اطلاعات تکمیلی در بخش پیوستهای ادعا است. هنگام تنظیم پیوست ها باید اطمینان حاصل کنیم که هر سندی به وضوح قرار گرفته، شناسایی و فهرست شده است. ترتیب فهرست ها بهتر است در حالت دسته بندی کلی به ترتیب اهمیت هر دسته از مهم به کم اهمیت و در حالت زیر دسته ها به ترتیب تاریخ از زودترین تاریخ به دیرترین تاریخ تنظیم شده باشد. همچنین یک صفحه فهرست اطلاعات پیوستها در ابتدا ضروری به نظر می‌رسد.