مدیریت ادعا (Claim Management) چیست؟

>>> ثبت‌نام دوره جامع مدیریت ادعا با برترین اساتید کشور آغاز شد – فرصت محدود – کلیک کنید <<<

پروژه‌های عمرانی و ساخت و ساز معمولاً با منابع بسیار زیادی از قبیل نیروی کار، زیرساخت‌ها، تجهیزات و مصالح سر و کار دارد. عدم هماهنگی و ارتباط مناسب بین اعضای پروژه و پیمانکاران جزء گاهی باعث اختلافاتی در اجرای پروژه می‌گردد. برخی از مسائل مانند تعریف مبهم محدوده پروژه، تعاریف و الزامات نامشخص در قرارداد و غیره

ادعا یا Claim در استانداردهای PMI به این صورت تعریف شده است:

تقاضائی از سوی یک طرف قرارداد در ازای وجود دلایلی اصولا صحیح و یا به گمان متقاضی صحیح که معمولا به خاطر اقدامات، دستورات و یا تغییرات اعمالی نامنطبق با مفاد قرارداد پروژه از سوی طرف دیگر قرارداد به وجود آمده و از لحاظ اقتصادی بین طرفین قابل حل و فصل نمی‌باشد.

به عنوان مثال کارفرما مدعی است که پیمانکار از برنامه اجرائی و پیشرفت مورد انتظار پروژه فاصله قابل توجهی دارد و متناسب با شرایط عمومی و خصوصی پیمان، به دلیل تاخیر در بهره‌برداری آتی پروژه ادعای خسارت می نماید. و یا پیمانکار مدعی است وضعیت پیشرفت پروژه همچنان بر اساس برنامه ریزی مصوب اولیه در جریان می باشد.
در فرآیند مدیریت پروژه تعاملاتی فی مابین ادعا و تغییر (Change) وجود دارد.

در پروژه های ساخت و ساز، جبران خسارت معمولا از جنس پرداخت هزینه، کلیم مالی، تمدید زمان اجرا و کلیم زمانی یا ترکیبی از هر دو است. وجه تمایز تغییر و ادعا در عدم توافق و اجماع طرفین قرارداد در خصوص درستی یا نادرستی موضوع می‌باشد. اگر در خصوص ادعا (که در ابتدا یک Issue محسوب می‌گردد) طرفین به اجماع برسند، ادعا تبدیل به تغییر (Change order) خواهد شد و در فرآیند مدیریت تغییرات پیگیری می‌گردد. در غیر اینصورت موضوع ادعا در فرآیند مدیریت ادعا و در چارچوب ”مذاکره“، ”میانجی گری“، ”حکمیت“ و نهایتا ”دعوی قضائی“ حل و فصل خواهد شد.

یک مثال از تغییر در پروژه

پیمانکار ساختمانی به دلیل تاخیر فراوان پیمانکار نصب مخزن در جریان ساخت (during construction) ادعای خسارت هزینه‌ای نموده است. کارفرما با بررسی مستندات ارائه شده توسط پیمانکار و تطابق آنها با مفاد قراردادی، علاوه بر لحاظ متمم‌های هزینه‌ای، تمدید زمانی قرارداد پیمانکار را نیز تایید می نماید.
همچنین در فرآیند مدیریت پروژه تعاملاتی فی مابین ادعا و موضوعات (Issue) وجود دارد.
در ادبیات PMI، موضوع، به مفهوم هر موردی که فی مابین برخی از ذی نفعان، محلی از مناقشه بوده و اجماع وجود نداشته باشد تلقی می‌گردد. موضوعات حل و فصل نشده می توانند منبعی برای طرح ادعاهای آتی قلمداد گردند. کلیم به عنوان یکی از ابزارهای قراردادی برای حل و فصل موضوعات زمان و هزینه مورد نظر می باشد.

یک مثال از Issue : ارتباط غیرحرفه‌ای و ناکارآمد دستگاه نظارت و پیمانکار موجب کندی مکاتبات طرفین همچون ارائه گزارشات و اخذ تاییده ها شده است.

مدیریت ادعا، یک نیاز اساسی در پروژه‌های بزرگ صنعتی و ساختمانی

امروزه مدیریت ادعا یک بخش بسیار ضروری در پروژه‌های بزرگ است که طرفین پروژه را درگیر می‌سازد. یکی از مهمترین تکنیک‌های مدیریت ادعا این است که در شروع پروژه سعی کنیم مواردی که پتانسیل ایجاد مسأله و کلیم را دارند را در ابتدای پروژه به صورت ریشه‌ای حل کنیم.

برای مثال یک برگه دیتاشیت یا برگه مشخصات فنی دقیق از مصالح که پیوست قرارداد شده باشد می‌تواند تا حد زیادی اختلافات و مناقشات در خصوص کیفیت مصالح را در حین اجرای پروژه از بین ببرد.

ضرب المثلی در زبان فارسی است که می‌گوید، جنگ اول بهتر از صلح آخر است. این ضرب المثل یکی از اصولی‌ترین تکنیک‌های مدیریت ادعا می‌باشد. همیشه حل مسائل در آغاز پروژه و قرارداد‌ها بسیار ارزان‌تر و ساده‌تر برای طرفین تمام می‌شود.

با پیشرفت روند پروژه تغییرات قراردادی بسیار گرانتر و مشکل‌تر می‌شود. در نتیجه مدیریت ادعا باید در تمام چرخه زمانی پروژه با استفاده از شیوه‌های مؤثر صورت پذیرد.

فاز‌های مدیریت ادعا در پروژه‌های ساخت و ساز

در روند ادعا‌های پروژه‌های عمرانی و صنعتی همیشه دو طرف وجود دارد. یک طرف که ادعا می‌کند و طرف دیگه که ادعا علیه اوست.

در الحاقیه ساخت استاندارد PMBOK، چهار فرآیند برای مدیریت دعاوی تعریف شده است:

• شناسایی دعوی: فرآیندی که طی آن دعوی شناسایی و مستندسازی می گردد.
• کمی سازی دعوی: فرآیندی که طی آن اثرات دعوی طرح شده بر اهداف پروژه و قرارداد اندازه گیری می شود.
• پیشگیری دعوی: فرآیندی که طی آن سعی می شود زمینه ها و بسترهای ایجاد دعوی در پروژه کاهش یابد.
• حل و فصل دعوی: فرآیندی که طی آن دعوی از روشهای متفاوتی همچون مذاکره، میانجی گری و حکمیت و نهایتا دعوی حقوقی حل و فصل می شود.

مدیریت ادعا در مراحل و فاز‌های مختلف پروژه‌های ساخت و ساز

به طور معمول یک پروژه عمرانی شامل 4 فاز است:

• پیش مناقصه
• تنظیم قرراداد
• مرحله اجرای پروژه
• تحویل قطعی

اغلب اختلافات در مرحله اجرای پروژه رخ می‌دهد. اما ریشه اصلی این مشکلات در مرحله تنظیم قرارداد و همچنین مستندسازی حین اجرا است. با استقرار یک مدیریت صحیح می‌توان از بروز اختلافات و ادعا‌ها در مراحل اجرای پروژه جلوگیری کرد.

البته در حین اجرای کار، به دلیل ماهیت آن بروز اختلاف گاهی اجتناب ناپذیر است. گاهی طرفین، پیمانکاران جزء و اعضای پروژه انتظارات خاصی دارهند. در نتیجه در حین اجرای پروژه، مدیر قرارداد نقش بسیار کلیدی در مستندسازی رویداد‌های مربوط به اختلافات دارد. برای مثال ثبت اطلاعات و تاریخ‌ها و توافقات لازم در زمان تحویل زمین به پیمانکار که باید به صورت دقیق مستند شود.

اغلب این طور به نظر می‌رسد که همیشه پیمانکاران هستند که کلیم و ادعا می‌کنند. اما برعکس، گاهی ممکن است ادعا از سوی کارفرما باشد.

نکاتی برای مدیریت ادعای مؤثر

همانطور که پیشتر ذکر کردیم، در مرحله تنظیم قرارداد می‌توان تا حد بسیار زیادی از بروز ادعا در حین پروژه جلوگیری کرد. اسناد و پیوست‌های دقیق قراردادی احتمال بروز اختلاف را در پروژه‌ها خیلی کاهش می‌دهند. اما با شروع فاز اجرا، جلوگیری از بروز مناقشه بسیار دشوار می‌گردد.

اما گاهی بروز ادعا ناگریز است. در صورت وقوع اختلاف، مدیریت مؤثر ادعا باعث جلوگیری از ضرر و زیان‌های بیشتر می‌شود. توصیه‌های زیر در فرایند مدیریت ادعا بسیار مؤثر هستند:

1. پکیج ادعا و مدارک ارائه شده توسط پیمانکار را بررسی و مبانی حقوقی و قانونی ادعا را مشخص کنید.
2. محل پروژه را بررسی و اطلاعاتی در خصوص تأسیسات، شرایط ژئوتکنیکی، زیرساخت‌ها، شرایط عمومی محل پروژه، شرایط کارگران، آب و هوا، تجهیزات، مصالح، تأثیر بیماری‌های واگیردار و سایر امور جمع‌آوری کنید.
3. مستندات پیمانکار را آنالیز کنید که آیا برای تهیه لایحه کافی هستند یا خیر
4. االزامات قید شده در قرارداد را برای آماده‌سازی پکیج ادعا بررسی و مشخص کنید که مدارک پیمانکار کفایت می‌کند یا خیر

بر خلاف صنایع دیگر، مناقشات در صنعت ساخت و ساز خصوصیات خاص خود را دارد. بنابراین روش‌های حل اختلاف و داوری با صنایع دیگر متفاوت است. با مدیریت ادعای صحیح و شیوه‌های پیشگیری می‌توان از بروز ضرر و زیان برای کارفرما و پیمانکار جلوگیری کرد.