سازمانها امروزه چه خدماتی و چه صنعتی، چه پروژه محور و چه غیر پروژه محور در صدد یافتن راه کارهایی به منظور ایجاد فرآیندهای منظم و رسمی مدیریت پروژه و مدیریت پرتفولیوی پروژه ها و طرح های سرمایه گذاری بر اساس اهداف استراتژیک خود قدم بر می دارند. دفتر مدیریت پروژه در حقیقت در نقش واسطه ای مابین مدیریت ارشد به عنوان خاستگاه استراتژی های سازمان و حوزه های اجرائی پروژه ها و طرح ها عمل می کند و سعی بر این دارد تا با پردازش اطلاعات، پروژه ها را در مسیر تحقق برنامه های راهبردی سازمان به جریان انداخته و آنها را به صورت مستمر پایش نماید.
سه جریان اصلی در این سامانه مستقر می باشد که شامل مدیریت پروژه(Project)، مدیریت طرح(Program)، و مدیریت پرتفولیوی پروژه ها(Portfolio) خواهد بود(PPP).
برای مطالعه بیشتر در خصوص آموزش تهیه لایحه تاخیرات می توانید کتابهای زیر را نیز تهیه بفرمایید و یا در دوره شرکت نمایید
دوره آنلاین مدیریت ادعا در پروژه‌های ساخت
قیمت اصلی 2,450,000 تومان بود.1,700,000 تومانقیمت فعلی 1,700,000 تومان است.
کتاب راهنمای “فرآیند یکپارچه تهیه لایحه تاخیرات ” + الگوهای خام موردنیاز
208,000 تومان – 349,000 تومان
اهم کارکردهای یک دفتر مدیریت پروژه را می توان به شکل زیر خلاصه نمود:
- تبیین متدلوژی راهبردی مدیریت پروژه های سازمان
- ایجاد و پیاده سازی فرآیندها و دستورالعملهای منظم و یکپارچه مدیریت سه حوزه مذکور
- ارزیابی و امکان سنجی طرحهای سرمایه گذاری
- تشکیل و آموزش تیم های اجرائی
- مدیریت پروژه ها و طرح های سازمان
- مدیریت سبد پروژه های سازمانی
- تهیه گزارشات تصمیم ساز جهت مدیریت ارشد سازمان در خصوص پروژه ها
- پایش نحوه تحقق اهداف استراتژیک اجرای پروژه های سازمان
- مدیریت بخشی از سرمایه گذاری های سازمانی
قدرت مدیریت دفتر طرح و برنامه یا امثال آن که مدل هائی از PMO هستند کاملا وابسته به نوع ساختار سازمانی شرکت مطبوع است. شرکتهائی که دچار تعدد پروژه و سرمایه گذاری هستند مطمئنا به چنین دپارتمانی بیشتر و بیشتر نیاز دارند. استاندارد سازی مراحل مدیریت پروژه، طرح و پرتفولیو و همچنین امکان سنجی پروژه ها در کنار ایجاد سیستمهای مکانیزاسیون اطلاعاتی، ابزارهای این دپارتمان محسوب می گردد.
وظیفه این واحد متناسب با نوع ساختار سازمانی شرکت می تواند شامل موارد زیر باشد:
-راهبری یا نظارت یا تسهیل گری و پشتیبانی از پروژه ها(پروژه های در حال ارزیابی، در حال اجرا و در حال بهره برداری)
-پی ریزی سیستم هوش کسب و کار(BI) در حوزه سرمایه گذاری و تعامل با مدیریت ارشد و حوزه های اجرائی سازمان.
ایجاد سامانه OPM:
مدل زیر روشی پیشنهادی است جهت پیاده سازی یک سامانه OPM که در قالب PMO انجام می پذیرد.
۱-ارزیابی وضعیت موجود:
در فاز نخست فرایندها، دستورالمعل ها و روش های اجرائی و همچنین اسناد و مدارک و ساخت سازمانی کنونی سازمان مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. شناسایی جایگاه واحد مذکور در فرایند مدیریت پروژه سازمانی نیز مورد ارزیابی قرار می گیرد. در گام بعد، وضعیت موجود(as is) با ساختار پیشنهادی آنچنان که مورد نیاز سازمان می باشد(to be) مورد آنالیز قرار گرفته و خلاء های فرایندی شناسائی می گردد. این آنالیز، محدوده تغییرات مورد نیاز در ساختار مدیریت پروژه سازمان تا رسیدن به حالت ایدآل را ترسیم خواهد نمود.
۲-تعیین ساختار سازمانی مورد نیاز:
بر اساس نیازمندی شناخته شده سازمان در خصوص ساختار سازمانی، مناسبترین تغییرات ساختار سازمانی پیشنهادی جهت سازمان تبیین می گردد. جایابی اصلی ترین المان ساختار سازمانی پروژه ای(PMO) در ساختار سازمانی مورد نیاز و تعریف وظایف و کارکردهای آن مدنظر می باشد.
۳-تهیه دستورالمعل های حوزه های مدیریت پروژه سازمانی(OPM):
با توجه به ساختار سازمانی مورد نیاز، وظایف، عملکردها، تعاملات و تراکنش های اطلاعاتی آنها در حوزه های دانش و گروه فرایندهای مدیریت پروژه سازمانی مدون و مستند می گردد. مدیریت پروژه سازمانی شامل مدیریت پورتفولیو، برنامه و پروژه است. دستورالعملها متناسب باجایگاه واقعی دپارتمان PMO در سازمان مذکور تبیین خواهد شد. ایجاد بستر توسعه در دستورالعمل ها نیز اهمیت فراوانی دارد.
۴-مکانیزاسیون سامانه مدیریت پروژه سازمانی:
در صورت نیاز، با استفاده از ابزارهای نرم افزاری، سامانه OPM در سازمان و عموما با مرکزیت واحد PMO تا سطح مناسبی مکانیزه می گردد. ابزارهای مختلفی مانند راهکار EPM ماکروسافت و EPPM اوراکل پریماورا وجود دارد. می توان برای سازمانهای کوچکتر از سطح اتوماسیون پائین تری بهره جست. این قدم اگر بخوبی برنامه ریزی و مدیریت نگردد می تواند آسیب فراوانی به نحوه پیاده سازی سامانه OPM وارد نماید.
۵-آموزش کارکنان:
از مهمترین بخشهاست و به روشهای مختلفی همچون آموزش حین کار انجام می پذیرد و حداقل شامل اعضای PMO و البته مدیران ارشد سازمان خواهد بود.
۶-راه اندازی دپارتمان PMO:
دپارتمان PMO به عنوان نهاد راهبری پروژه ها رسما شروع به کار نموده و فاز آزمایشی خود را با پیاده سازی گام به گام دستورالعمل ها و روشهای اجرائی در پروژه های منتخب به صورت مستقل آغاز خواهد نمود.
۷-آموزش تیم PMO به روش “یادگیری در حین خدمت OJT“:
به موازات راه اندازی دپارتمان PMO، تیم های مدیریت پروژه در پروژه های منتخب به روش آموزش در حین انجام کار آموزش خواهند دید به این ترتیب که همزمان با اجرای پروژه ها و انجام وظایف پروژه ای، پیاده سازی روش های اجرائی توسط تیم مشاور و به مرور توسط خبرگان واحد PMO آموزش داده خواهند شد.
