مدیریت زمانبندی پروژه (Project Schedule Management)

مدیریت زمانبندی پروژه یکی از مهم‌ترین زیرفرآیندهای pmbok 6 می‌باشد. مدیریت زمانبندی پروژه شامل فرآیندهایی است که برای مدیریت اتمام پروژه از نظر زمانی مورد نیاز هستند. فرایندهای مدیریت زمانبندی پروژه به شرح ذیل است:

• ⁦⁩برنامه ریزی مدیریت زمانبندی  (Plan Schedule Management)
• ⁩تعریف فعالیتها  (Define Activities)
• ⁩تعیین توالی فعالیتها  (Sequence Activities)
• تخمین مدت زمان فعالیتها (Estimate Activity Durations)
• تهیه برنامه زمانبندی  (Develop Schedule)
• کنترل برنامه زمانبندی (Control Schedule)

مدیریت زمانبندی یک برنامه دقیق است که نشان میدهد در چه زمانی محصول، خدمت و یا نتیجه پروژه، که در برنامه محدوده پروژه مشخص شده است، تحویل داده می شود همچنین ابزاری برای ارتباطات، مدیریت انتظارات ذینفعان و پایه ای برای گزارشات عملکرد است.

برای مطالعه بیشتر در خصوص آموزش تهیه لایحه تاخیرات می توانید کتابهای زیر را نیز تهیه بفرمایید و یا در دوره شرکت نمایید

تخفیف!

دوره آنلاین مدیریت ادعا در پروژه‌های ساخت

2,450,000 تومان قیمت اصلی 2,450,000 تومان بود.1,700,000 تومانقیمت فعلی 1,700,000 تومان است.

افزودن به سبد خرید

کتاب راهنمای “فرآیند یکپارچه تهیه لایحه تاخیرات ” + الگوهای خام موردنیاز

208,000 تومان – 349,000 تومان

انتخاب گزینه‌ها

کتاب فرآیند یکپارچه تهیه لایحه تاخیرات (نسخه رایگان)

0 تومان

افزودن به سبد خرید

تیم پروژه یک روش زمانبندی مانند روش مسیر بحرانی و یا چابک انتخاب می نماید. سپس اطلاعات خاص پروژه مانند فعالیت ها، تاریخ های برنامه ریزی شده، مدت زمان انجام هر فعالیت، منابع، وابستگی ها و محدودیت ها وارد ابزارهای برنامه ریزی می شوند و درنهایت خروجی، برنامه زمانبندی پروژه خواهد بود.

به دلیل منحصر به فرد بودن هر پروژه، مدیر پروژه نیاز دارد تا فرآیندهای برنامه ریزی را متناسب با هر پروژه تغییر دهد که برای اینکار فاکتورهایی مانند چرخه عمر پروژه، میزان دسترسی به منابع، امکانات در دسترس و مواردی ازین دست را درنظر میگیرد.

برنامه ریزی مدیریت زمانبندی (Plan Schedule Management)

این فرایند در اصل فرایند سازماندهی سیاست ها، روندها و مستندسازی برای برنامه ریزی، تهیه، مدیریت، اجرا و کنترل برنامه پروژه است.

ورودی ها

منشور پروژه

برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت محدوده است.

عوامل محیطی سازمانی

سرمایه های فرایندی سازمانی

ابزارها و تکنیکها

قضاوت کارشناسی: کارشناسانی در زمینه تهیه برنامه زمانبندی، مدیریت و کنترل، برنامه ریزی متدولوژیها و… نیاز است.

آنالیز داده ها

جلسات

خروجی ها

برنامه مدیریت زمان: سندی که معیارها و فعالیتهای تهیه و کنترل برنامه زمانی پروژه را تدوین میکند و زیرمجموعه برنامه مدیریت پروژه است.

تعریف فعالیت ها  (Define Activities)

فرایند شناسایی و مستندسازی فعالیتهای مشخصی که در روند دستیابی به اقلام قابل تحویل باید انجام گردد. اصلی ترین مزیت این فرایند این است که بسته های کاری را به فعالیتهای زمانی که پایه ای برای برآورد، زمانبندی، اجرا، نظارت و کنترل پروژه هستند، تجزیه میکند.

ورودی ها

برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت زمان و مبنای محدوده که نسخه تصویب شده خاص از بیانیه تفصیلی محدوده، ساختار شکست کار و توضیحات WBS مربوط است، میباشد.

عوامل محیطی سازمانی

سرمایه های فرایندی سازمانی

ابزارها و تکنیکها

قضاوت کارشناسی

تجزیه: یک تکنیک برنامه ریزی است که محدوده پروژه و اقلام تحویلی آن را به اجزایی کوچکتر و با قابلیت مدیریت بیشتر تقسیم میکند تا کارهای مربوط به محدوده پروژه و اقلام تحویلی آن با جزئیات کافی، در راستای پشتیبانی از اجرا، نظارت و کنترل کارها تعریف شوند.

برنامه ریزی موجی غلتان: نوعی از برنامه ریزی مبتنی بر تکامل تدریجی است که در آن کارهای قریب الوقوع، بصورت تفصیلی و در سطوح پایین ساختار شکست کار برنامه ریزی میشوند، درحالی که کارهای آتی در سطوح بالای ساختار شکست کار، برنامه ریزی میگردند. برنامه ریزی تفصیلی کارهایی که قرار است در یک یا دو دوره آتی انجام گردند، همانند کارهای دوره جاری انجام میگردند.

جلسات

خروجی ها

لیست فعالیت ها

ویژگیهای فعالیت: ویژگیهای چندگانه مربوط به هریک از فعالیتهاست که میتوان آنها را در فهرست وارد نمود. این ویژگیها شامل کدهای فعالیت، فعالیتهای پیشنیازی و پسنیازی، روابط منطقی، تاخیرها و تعجیلها، نیاز به منابع، تاریخهای اجباری، محدودیتها و فرضیات است.

لیست مایلستون ها

درخواستهای تغییر

برنامه مدیریت پروژه به روز شده: که شامل مبنای هزینه و زمانی است.

⁦

تعیین توالی فعالیت ها (Sequence Activities)

فرآیند شناسایی و مستندسازی روابط میان فعالیتهای پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند این است که توالی منطقی کار را برای به دست آوردن بیشترین کارایی با توجه به تمام محدودیتهای پروژه تعریف میکند. هر فعالیتی غیر از اولین فعالیت و آخرین فعالیت، باید حداقل به یک فعالیت قبل از خود و یک فعالیت بعد از خود متصل باشد.

ورودی ها

برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت زمانی و مبنای محدوده است.

اسناد پروژه: شامل اسنادی مانند فهرست و ویژگیهای فعالیتها، سوابق فرضیات، فهرست مایلستونها و…

عوامل محیطی سازمانی

سرمایه های فرایندی سازمانی

ابزارها و تکنیکها

▪️رسم نمودار پیشنیازی: یک روش رسم نمودار شبکه زمانی است که در آن فعالیتها توسط مستطیلها یا گره ها مشخص میشوند. فعالیتها بصورت گرافیکی توسط یک یا چند رابطه منطقی، برای نمایش توالی انجام فعالیتها به یکدیگر مرتبط میشوند.

▪️تعیین وابستگی و یکپارچگی: وابستگیها ممکن است اجباری یا اختیاری باشند و یا ممکن است داخلی یا خارجی باشند. وابستگی اجباری بر اساس قرارداد یا ماهیت کار ضروری است. وابستگی اختیاری ممکن است براثر تجربه موفق و یا یک دلیل خاص ایجاد گردد. وابستگی خارجی بین فعالیتهای پروژه و سایر فعالیتها (خارج از پروژه) وجود دارد. وابستگی داخلی روابط میان فعالیتهای داخلی پروژه است.

▪️تعجیل و تاخیر: تعجیل اگر فعالیت B بعد از A باشد، و فعالیت B، n روز(هر بازه زمانی بسته به پروژه) زودتر از پایان فعالیتA شروع شود، است. تاخیر اگر فعالیت B، n روز بعد از اتمام فعالیت A شروع گردد.

▪️سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS):
یک سیستم اطلاعاتی است که ابزارها و تکنیکها برای جمع آوری، یکپارچه سازی و انتشار خروجیهای فرایندهای مدیریت پروژه استفاده میکند. از آن برای پشتیبانی تمام جنبه های پروژه از آغاز تا پایان استفاده میشود و میتواند بصورت خودکار یا غیرخودکار عمل کند.

خروجی ها

نمودار شبکه زمانی پروژه: نمایش شماتیکی از روابط منطقی میان فعالیتهای پروژه است.

اسناد پروژه به روزآوری شده.

⁦

تخمین مدت زمان فعالیتها (Estimate Activity Durations)

فرایند برآورد تعداد دوره های کاری مورد نیاز برای تکمیل فعالیتهای فردی با منابع برآورد شده است. مزیت اصلی این فرایند این است که مدت زمانی که هر فعالیت برای تکمیل شدن نیاز دارد، را مقرر میکند.

ورودی ها

برنامه مدیریت پروژه

اسناد پروژه: که شامل فهرست و ویژگیهای فعالیتها، سوابق فرضیات، درس آموخته ها، لیست مایلستونها، ساختار شکست منابع و…

عوامل محیطی سازمانی

سرمایه های فرایندی سازمانی

ابزارها و تکنیکها

قضاوت کارشناسی

تخمین قیاسی: یکی از روشهای تخمین است که از مقادیر پارامترهای هزینه، بودجه، محدوده و زمان یا سنجش مقیاسهایی مانند اندازه، وزن و پیچیدگی فعالیتهای مشابه قبلی به عنوان مبنایی برای براورد همان پارامتر یا سنجش فعالیتهای آتی استفاده میکند.

تخمین پارامتریک: یک روش برای تخمین که از رابطه آماری بین داده های گذشته و دیگر متغییرها برای تخمین پارامترهای فعالیت استفاده میکند به عنوان نمونه برای پارامتر هزینه با ضرب مقدار برنامه ریزی شده کار در هزینه قبلی در واحد آن هزینه تقریبی به دست می آید.

تخمین سه نقطه ای: تحلیل فنی است که از سه تخمین برای هزینه یا زمان تحت عنوان خوشبینانه، بدبینانه و محتملترین استفاده میکند. از این روش برای بهبود دقت تخمین هزینه یا زمان، هنگامی که عدم قطعیت در اجزای هزینه یا فعالیت وجود دارد، استفاده میشود.

تخمین پایین به بالا: روش تخمین اجزای کار است. کارها به جزئیات بیشتری تجزیه میشوند، تخمین برای شناسایی نیازمندیهای هریک از اجزای کار در سطوح پایین و با جزئیات بیشتر و تامین اینگونه نیازها صورت میگیرد و از تجمیع این تخمینها، مقدار کل برای آن جز به دست می آید. صحت تخمین پایین به بالا، به اندازه و پیچیدگی کارهای شناسایی شده در سطوح پایینتر بستگی دارد.

آنالیز داده ها: شامل دو بخش است. بخش اول تحلیل گزینه هاست. روشی است که برای ارزیابی گزینه های شناسایی شده، با هدف انتخاب رویکردها یا گزینه های مناسب برای انجام کارهای پروژه، به کار میرود. بخش دوم تحلیل ذخیره است. یک تکنیک تحلیلی برای تعیین ارتباطات و ویژگیهای ضروری اجزا در برنامه مدیریت پروژه است تا به تعیین ذخیره برای مدت زمان، بودجه، هزینه تخمینی یا سرمایه گذاری پروژه منجر شود.

تصمیم گیری

جلسات

خروجی ها

تخمین مدت زمان: ارزیابی کمی از تعداد دوره زمانی احتمالی است که برای تکمیل فعالیت، فاز یا پروژه لازم است. تخمین مدت زمان شامل تاخیرها نمیشود.

مبنای تخمین ها: مستندات پشتیبانی هستند که جزئیات مورد استفاده در انجام تخمینهای پروژه مانند فرضیات، محدودیتها، سطوح تفصیل، حدود و سطح اطمینان را تشریح میکنند.

اسناد به روز شده پروژه: اسنادی مانند ویژگیهای فعالیتها، درس آموخته ها و…

⁩تهیه برنامه زمانبندی (Develop Schedule)

فرآیند تجزیه و تحلیل توالی، مدت زمان، منابع مورد نیاز و برنامه ریزی محدودیتهای فعالیتها برای تهیه برنامه زمانبندی اجرا، نظارت و کنترل پروژه است. مزیت این فرایند این است که یک برنامه زمانبندی با تاریخهای مشخص شده برای اتمام فعالیتهای پروژه تهیه میگردد.

ورودی ها

برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت زمان و مبنای محدوده است.

اسناد پروژه: شامل فهرست و ویژگیهای فعالیتها، سوابق فرضیات، مبنای تخمین ها، تخمین مدت زمان، درس آموخته ها، لیست مایلستون ها و… است.

توافق نامه ها

عوامل محیطی سازمانی

سرمایه های فرایندی سازمانی

ابزارها و تکنیک ها

▪️تحلیل شبکه زمانی: روش شناسایی زودترین و دیرترین تاریخهای شروع و پایان بخشهای تکمیل نشده فعالیتهای پروژه است.

▪️روش مسیر بحرانی: یک تکنیک برای تحلیل شبکه برنامه زمانی است که برای تعیین میزان انعطاف پذیری زمانی (مقدار شناوری) در مسیرهای شبکه ای پروژه با منطقهای مختلف و همچنین تعیین حداقل مدت زمان کل پروژه مورد استفاده قرار میگیرد. زودترین تاریخهای شروع و پایان توسط حرکت رفت و با استفاده از یک تاریخ شروع مشخص، محاسبه میشود. دیرترین تاریخهای شروع و پایان نیز با استفاده از یک تاریخ مشخص آغاز مشود، محاسبه میگردند.

▪️آنالیز داده ها: حالت اول: تحلیل سناریو “اگر-آنگاه”: فرایند ارزیابی سناریوهاست که با هدف پیشبینی آثار آنها بر اهداف پروژه انجام میشوند. حالت دوم: شبیه سازی: از یک مدل پروژه استفاده میکند که عدم قطعیتهای مشخص شده در سطح جزئیات را به آثار بالقوه بر روی اهداف کلی پروژه تبدیل میکند. شبیه سازی پروژه از مدلهای کامپیوتری و تخمینهای ریسک استفاده میکند و معمولا بصورت توزیع احتمالی هزینه ها یا زمانهای ممکن در سطح تفصیلی کار بیان شده و غالبا هم با استفاده از تحلیل مونت کارلو انجام میگردد.

تعجیل و تاخیر

فشرده سازی زمانی: فشرده سازی مدت زمان پروژه، بدون کاهش یافتن محدوده آن است. این کار با تکنیکهایی انجام میگردد از جمله تکنیک فشرده کردن (کاهش) که” پس از تجزیه و تحلیل تعدادی از گزینه های موجود به کاهش مدت زمان پروژه میپردازد، طوری که با حداکثر فشرده سازی زمان، حداقل افزایش هزینه ایجاد شود.” و تکنیک همپوشانی (سریع گزینی) که “منطق شبکه را برای همپوشانی مراحلی که در حالت عادی بصورت متوالی انجام میشوند، تغییر میدهد. مانند مراحل طراحی و ساخت و یا انجام موازی فعالیتها”

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)

انتشار برنامه به سبک چابک: یک جدول زمانی خلاصه در سطح بالا برای برنامه زمانی بر مبنای نقشه راه محصول فراهم میکند (حدود ۳ تا ۶ ماه).

نقشه راه محصول یک ارائه مبتنی بر زمان از مسیر موردنظر برای طرح است که وابستگی میان رخدادهای کلیدی اصلی، نقاط تصمیم گیری و ارتباط میان استراتژی کسب و کار و کارهای طرح را به صورت گرافیکی نشان میدهد.

خروجی ها

برنامه مبانی مبنا: نسخه ای خاص از مدل برنامه زمانی است که از آن برای مقایسه نتایج واقعی با برنامه، تعیین نیاز به اقدامهای اصلاحی یا پیش گیرانه در تامین اهداف پروژه استفاده میشود.

برنامه زمانی پروژه

داده های برنامه زمانی: مجموعه اطلاعات موردنیاز برای تشریح و کنترل برنامه زمانی پروژه است.

تقویم پروژه

درخواستهای تغییر

برنامه مدیریت پروژه به روز رسانی شده

اسناد به روز شده پروژه

⁦⁩کنترل برنامه زمانبندی  (Control Schedule)

فرآیند کنترل وضعیت پروژه برای به روز رسانی کردن برنامه زمانبندی پروژه و مدیریت تغییرات در زمانبندی اولیه ست. مزیت اصلی این فرایند این است که زمانبندی مبنا (اولیه) در تمام طول پروژه حفظ میگردد.

ورودی ها

برنامه مدیریت پروژه: که شامل برنامه مدیریت زمان، زمانبندی و محدوده مبنا و مبنای سنجش عملکرد است.

اسناد پروژه: شامل درس آموخته ها، تقویم پروژه، تقویم منابع و داده های برنامه زمانی است.

داده های عملکرد کار: مشاهدات و سنجشهای پردازش نشده که هنگام انجام فعالیتهای پروژه بدست می آید.

سرمایه های فرایندی سازمانی

ابزارها و تکنیکها

آنالیز داده ها: شامل آنالیز ارزش کسب شده، آنالیز واریانس، آنالیز سناریو اگر-آنگاه و… است.

روش مسیر بحرانی

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)

بهینه سازی منابع: تاریخ شروع و خاتمه منابع را طوری تظیم میکند که مصرف برنامه ریزی شده منابع معادل یا کمتر از موجودی منابع باشد.

تعجیل و تاخیر

فشرده سازی زمانی

خروجی ها

اطلاعات عملکرد کار

پیشبینی های زمانی

درخواستهای تغییر

برنامه مدیریت پروژه به روز رسانی شده

اسناد به روز شده پروژه: شامل درس آموخته ها، مبنای تخمین، برنامه زمانبندی پروژه، تقویم منابع و…