ادعا یا Claim در استانداردهای PMIبه این صورت تعریف شده است: تقاضائی از سوی یک طرف قرارداد در ازای وجود دلایلی اصولا صحیح و یا به گمان متقاضی صحیح که معمولا بخاطر اقدامات، دستورات و یا تغییرات اعمالی نامنطبق با مفاد قرارداد پروژه از سوی طرف دیگر قرارداد بوجود آمده و از لحاظ اقتصادی بین طرفین قابل حل و فصل نمی باشد.
به عنوان مثال، کارفرما مدعی است که پیمانکار از برنامه اجرائی و پیشرفت مورد انتظار پروژه فاصله قابل توجهی دارد و متناسب با شرایط عمومی و خصوصی پیمان، به دلیل تاخیر در بهره برداری آتی پروژه ادعای خسارت می نماید. و یا پیمانکار مدعی است وضعیت پیشرفت پروژه همچنان بر اساس برنامه ریزی مصوب اولیه در جریان می باشد.
در فرآیند مدیریت پروژه تعاملاتی فی مابین ادعا و تغییر(Change) وجود دارد. در پروژه های ساخت، جبران خسارت معمولا از جنس پرداخت هزینه، تمدید زمان اجرا و یا ترکیبی از هر دو است. وجه تمایز تغییر و ادعا در عدم توافق و اجماع طرفین قرارداد در خصوص درستی یا نادرستی موضوع می باشد. اگر در خصوص ادعا(که در ابتدا یک Issueمحسوب میگردد) طرفین به اجماع برسند، ادعا تبدیل به تغییر(Change order) خواهد شد و در فرایند مدیریت تغییرات پیگیری می گردد. در غیر اینصورت موضوع ادعا در فرآیند مدیریت ادعا و در چارچوب ”مذاکره“، ”میانجی گری“، ”حکمیت“ و نهایتا ”دعوی قضائی“ حل و فصل خواهد شد.
یک مثال از تغییر در پروژه :پیمانکار ساختمانی به دلیل تاخیر فراوان پیمانکار نصب مخزن در جریان ساخت(during construction) ادعای خسارت هزینهای نموده است. کارفرما با بررسی مستندات ارائه شده توسط پیمانکار و تطابق آنها با مفاد قراردادی، علاوه بر لحاظ متمم های هزینه ای، تمدید زمانی قرارداد پیمانکار را نیز تایید می نماید.
همچنین در فرآیند مدیریت پروژه تعاملاتی فی مابین ادعا و موضوعات(Issue) وجود دارد. در ادبیات PMI، موضوع، به مفهوم هر موردی که فی مابین برخی از ذی نفعان، محلی از مناقشه بوده و اجماع وجود نداشته باشد تلقی می گردد. موضوعات حل و فصل نشده می توانند منبعی برای طرح ادعاهای آتی قلمداد گردند. ادعا به عنوان یکی از ابزارهای قراردادی برای حل و فصل موضوعات زمان و هزینه مورد نظر می باشد.
مثالی از Issue: ارتباط غیرحرفهای و ناکارامد دستگاه نظارت و پیمانکار موجب کندی مکاتبات طرفین همچون ارائه گزارشات و اخذ تاییده ها شده است.
همچنین در فرآیند مدیریت پروژه تعاملاتی فی مابین ادعا و ریسک(Risk) وجود دارد. در حقیقت در اکثر اوقات، این ریسکهای ناشناخته(Unknown Risk) هستند که محقق شده و زمینه ساز یک تغییر می شوند. ریسک های ناشناخته که محقق می گردند ممکن است به فراخور وضعیت موجودشان در فرایندهای مدیریت موضوعات(Issue) و یا مدیریت تغییرات پیگیری گردند. ریسک های محقق شده که اثرات آنها مدیریت نگردد می توانند تبدیل به موضوعات بغرنج و نهایتا طرح یک ادعا گردند.
در الحاقیه ساخت استاندارد PMBOK، چهار فرآیند برای مدیریت دعاوی تعریف شده است:
- شناسایی دعوی: فرایندی که طی آن دعوی شناسایی و مستندسازی می گردد.
- کمی سازی دعوی: فرایندی که طی آن اثرات دعوی طرح شده بر اهداف پروژه و قرارداد اندازه گیری می شود.
- پیشگیری دعوی: فرایندی که طی آن سعی می شود زمینه ها و بسترهای ایجاد دعوی در پروژه کاهش یابد.
- حل و فصل دعوی: فرایندی که طی آن دعوی از روشهای متفاوتی همچون مذاکره، میانجی گری و حکمیت و نهایتا دعوی حقوقی حل و فصل می گردد.
