مدیریت تغییرات در پروژه (CHANGE MANAGEMENT)

جمله معروفی وجود دارد که می‌گوید “تنها چیزی که تغییر نمی‎کند، خود کلمه تغییر است”

مدیریت تغییرات در مدیریت پروژه عبارت است از مدیریت تغییرات در زمان، محدوده و هزینه تحویل شدنی‌های پروژه که می‎تواند از طریق تغییر در منابع، طراحی‌ها، اسناد قراردادی و فرآیندهای پروژه ایجاد شود.

 فرآیند مدیریت تغییرات ساز و کاری است برای شروع، ثبت، ارزیابی، تایید و حل مشکلات تغییرات پروژه

 برای مثال در صورتی که قرار باشد یک واحد جدید به پروژه اضافه شود، اولین مرحله تصمیم برای این اقدام است. تصمیم برای تغییر در قالبی تعریف شده(Change Request Form) ، ثبت می شود، در ادامه اثرات مالی، زمانی و سایر اثرات آن با اعمال روی برنامه زمانبندی و سیستمهای کنترلی مورد ارزیابی قرار گرفته و در صورتی که امکان ایجاد این تغییر با توجه به ارزیابی های انجام شده میسر باشد، اثرات آن با پیمانکار توافق شده و انجام آن به وی ابلاغ می شود. در این مسیر ممکن است مشکلات و یا اختلافاتی بین ارکان پروژه ایجاد شود که می بایست با استفاده از فرآیندهای پیش بینی شده، حل و فصل شود.

در مدیریت تغییرات باید یک ساز و کار مناسب وجود داشته باشد تا در ساختار ارتباطی مناسب به افراد مسئول ارجاع شده، پاسخ داده شود و اثر آن به واحد مربوطه ارجاع گردد. در واقع باید مدیریت تغییرات به شکلی پیاده شود که خود موجب ایجاد تغییر در ابعاد زمانی و هزینه پروژه نشود.

جهت مدیریت تغییرات موثر می بایست به صورت مستمر تغییرات مورد ارزیابی قرار گیرند تا اثرات منفی آن روی پروژه و ارکان آن، حداقل شود.

ارتباط مدیریت تغییرات و مدیریت ادعا

مدیریت تغییرات ارتباط تنگاتنگی با مدیریت ادعا دارد. در واقع در اغلب مواقع هر ادعا ناشی از ایجاد یک تغییر است. تغییر در زمان، محدوده و یا هزینه پروژه. در شرایطی که تغییرات به خوبی مدیریت نشوند و در این مسیر ارکان پروژه روی برخی از جنبه های تغییر دچار اختلاف نظر شوند، ادعا بروز خواهد کرد. بنابراین اگر بتوانیم مدیریت تغییرات را به شکل مناسبی در پروژه پیاده کنیم، ادعاها به صورت محسوسی کاهش خواهند یافت.

براساس مطالعات صورت گرفته توسط دکترکلیم، مهم ترین علل تغییر در پروژه عبارت است از:

• تغییر در نقشه ها و طراحی های پروژه
• تغییر در روند پرداختهای مالی پروژه
• تغییر در زمان و هزینه پروژه ناشی از تاخیر در پاسخ به مستندات و وظایف توسط ارکان پروژه
• تغییر به دلیل ضعفهای قراردادی
• تغییر به دلیل مشکلات برنامه زمانبندی پروژه
• تغییر به دلیل مشکلات در تامین مصالح پروژه و…

مدیریت تغییرات انواع مختلفی از جمله رویکرد پیش بینانه، رویکرد واکنش پذیر، رویکرد افزایشی و رویکرد استراتژیک وجود دارد در پست‌های آتی به تشریح آنها می‌پردازیم.

در این مقاله سعی شد تا به جای استفاده از مفاهیم و عبارات غیرکاربردی که در برخی مراجع مدیریت پروژه استفاده می‌شود، با رویکردی کاربردی به مدیریت تغییرات نگاه شود. مدیریت تغییرات جنبه های و جزئیات فراوان دارد که سعی می‌شود در آینده مطالب بیشتری به صورت کاربردی در این رابطه منتشر گردد.