مستندسازی، مستندسازی، مستندسازی پروژه … یک درس آموخته!

ما اخیراً درگیر دو دادرسی شده‌ایم که توسط یک پیمانکار در مورد دو کارفرما در دو پروژه ساختمانی مشابه صادر شده است. این پیمانکار در این رابطه با تأخیر جدی روبرو شد و کار‌های آن‌ها در یک شرایط خارج از کنترل قرار گرفت و باعث اختلال در کار‌ها شد. پیمانکار در ابتدا برای تهیه یک ادعای تطویل زمان و جبران خسارت و با طرح تسهیل مذاکره برای یک توافق‌نامه عادلانه با هر دو کارفرما و جلوگیری از بروز دعوی از ما خدمات مشاوره گرفت. با این حال، هیچ توافقی صورت نگرفت، اختلافات افزایش یافت و مراحل قضاوت آغاز شد.

هنگامی که برای اولین بار درگیر این موضوع شدیم، کپی اسناد مربوطه را درخواست کردیم، از جمله همه نامه‌هایی که کارفرما را از تأخیر و اخلال در آن مطلع می‌کند. ظاهرا پیمانکار مربوطه با هر دو کارفرما ارتباط بسیار خوبی داشته (در ابتدای پروژه! ) بنابراین به این نتیجه رسیده بوده که “نیازی به نوشتن نامه نیست”…

درخواست دیگر ما این بود: ” درخواست تعدادی از صورت جلسات اجرایی که در آن پیشرفت و برنامه آورده شده است”. باز نیز جوابی نگرفتیم…

• “آنالیز مسیر بحرانی؟ “
• “برنامه‌های As-built؟ “
• “برگه‌های تخصیص کار روزانه؟ “

چند ایمیل نوشته شده بود که ظاهرا بعد از آن‌ها روابط ضعیف شده بود.

وقتی پروژه شما در شرایط تاخیر قرار دارد و برای اعلام ادعا ضرورتی وجود دارد، باید علت و معلول را اثبات کنید. این موضوع “خوب” نیست، بلکه یک ضرورت است.

در حالی که هر دو دادرسی شروع نشده بودند، فرض بر این بود که هر دو منجر به پیروزی خواهند شد، از این نظر که بخشی از موارد ارسالی موفقیت‌آمیز بود. با این حال، هر دو قاضی دادگاه به دلیل کمبود شواهد، تقریبا ادعا‌های طولانی شدن کار و عدم صرفه اقتصادی پروژه را رد کردند.

روش مناسب ارائه ادعا در مورد یک پروژه ساختمانی شناسایی علت است. همچنین توصیه می‌شود دلایل زمان و هزینه اضافی را با مواردی که باعث تأخیر و هزینه اضافی شده است پیوند دهید. اگر نشان ندهید که وقایع تأخیر در چه مواقعی باعث تأخیر اساسی پروژه شده‌اند، ادعا ناموفق خواهد بود.

گرچه ممکن است در ابتدا ارتباط با هر کارفرما بسیار امکان‌پذیر به نظر برسد، اما ساده لوحانه است که کورکورانه انتظار داشته باشیم در طول پروژه اختلاف نظر قراردادی رخ ندهد. لطفاً بخاطر داشته باشید که قرارداد به یک دلیل منعقد شده است: حمایت از هر دو طرف. در نتیجه، هرگونه تغییر (در برنامه، روش کار و غیره) باید مطابق با شرایط و ضوابط توافق شده به طور رسمی به کارفرما اطلاع داده شود. همچنین در هر گزارش باید اطمینان پیدا کنیم که تمامی جزئیات به دقت ثبت و ضبط شده‌اند. عدم ارائه اطلاعیه به کارفرما و ثبت نکردن آن، بدون شک با مشکلات زیادی تمام خواهد شد.