سند CMBOK (Contract Management Body of Knowledge) برای اولین بار در سال 2002 توسط انجمن ملی مدیریت قرارداد آمریکا (NCMA) منتشر شد و در طول زمان تا آخرین نسخه خود (نسخه شماره 7، سال 2023) تکامل بسیاری پیدا کرده است (خرید ویرایش هفتم cmbok). مبنا و چارچوب اصلی سند CMBOK بر اساس استاندارد مدیریت قرارداد یا CMS (Contract Management Standard) میباشد. استاندارد مدیریت قرارداد (CMS) تمامی فرآیندها و روابط مورد نیاز برای تقاضا، ارائه پیشنهاد، تهیه، عقد و اجرای قرارداد برای ارائه خدمات یا کالا را تشریح میکند (دانلود استاندارد CMS).
هدف CMBOK ارائه درک مشترکی از اصطلاحات، شیوهها، سیاستها و فرآیندهای مورد استفاده در مدیریت قرارداد، برای خریداران و فروشندهها است. برای این منظور، CMBOK از یک سیستم صلاحیت برای مدیران قرارداد استفاده میکند که شامل 7 حوزه صلاحیت اصلی و 32 فرآیند است. شکل زیر نشان دهنده حوزههای صلاحیت CMBOK و فرآیندهای آن است.
حوزه صلاحیت “رهبری“
دو حوزه صلاحیت رهبری و مدیریت یکپارچگی بین سایر صلاحیتهای مدیریت قرارداد را تسهیل و تقویت میکنند. از آنجایی که موفقیت سازمانی به میزان انگیزه کارکنان برای انجام ماموریت، چشمانداز و اهداف سازمان بستگی دارد، قدرت رهبری یک ویژگی حیاتی برای مدیران قرارداد است. یک مدیر قرارداد در سازمان دارای موقعیت محوری است؛ زیرا با ذینفعان داخلی (مانند مدیران برنامهریزی، مدیران مالی، مهندسان و مدیران زنجیره تأمین) و ذینفعان خارجی (مانند پیمانکاران، پیمانکاران جزء، و سایر سازمانهای دولتی) در مورد تمامی مسائل قراردادی در تعامل هستند. حوزه صلاحیت رهبری در CMBOK شامل چهار فرآیند “صلاحیت، شخصیت، همکاری و چشمانداز” میشود که با کمک حوزه مدیریت پرورش داده میشوند.
حوزه صلاحیت “مدیریت“
حوزه صلاحیت مدیریت شامل مهارتهای مورد نیاز برای برنامهریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل منابع، بودجه، تجهیزات و زمان برای دستیابی به اهداف سازمان است. علاوه بر این، صلاحیت “مدیریت” که شامل “مدیریت تجاری، مدیریت مالی، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و مدیریت زنجیره تامین” است، کاربردهای فنی مدیریت قرارداد را تقویت میکند.
حوزه صلاحیت “یادگیری“
ماهیت پویای مدیریت قرارداد ایجاب میکند که مدیران قرارداد و سازمانهایشان به دنبال بهبود مستمر از طریق یادگیری مستمر و توسعه شایستگی فردی و همچنین ظرفیت سازمانی باشند. حوزه صلاحیت «یادگیری» بر تصمیمگیری برای یادگیری از طریق «مستند کردن اهداف و پیگیری فرصتهای یادگیری برای دستیابی به آنها» متمرکز است.
“اصول راهنما“
هسته اصلی سیستم صلاحیت CMBOK بر پایه صلاحیتهای “اصول راهنما، اقدامات قبل از مناقصه، اقدامات هنگام مناقصه و اقدامات پس مناقصه” میباشد. حوزه اصول راهنما شامل موارد زیر است:
- مهارتها و نقشها
- اصول قرارداد
- استانداردهای اجرای کار
- انطباق با مقررات دولتی
- ارزیابی بر اساس موقعیت
- پویایی تیم
- ارتباطات و مستندسازی
فرآیندهای اصول راهنما در تمام موقعیتها در مدیریت قرارداد و در تمامی مراحل چرخه حیات قرارداد اعمال میشود. لازم به ذکر است که چرخه حیات یک قرارداد شامل اقدامات قبل از مناقصه، اقدامات هنگام مناقصه، و اقدامات پس از مناقصه میشود.
اقدامات قبل از مناقصه
ساختار سیستم صلاحیت CMBOK حول سه فاز اصلی چرخه حیات یک قرارداد بنا شده است. اولین فاز چرخه حیات یک قرارداد اقدامات قبل از مناقصه است. در این فاز هم برای خریدار و هم برای فروشنده اقداماتی در نظر گرفته شده است.
- اقدامات خریدار
- تعریف نیاز
- تحقیق در بازار
- برنامهریزی پیشنهاد
- توسعه پیشنهاد
- ارائه پیشنهاد
- اقدامات فروشنده
- فعالیتهای قبل از فروش
- توسعه استراتژیهای بازار
- توسعه پیشنهادات (توسعه تجاری، توسعه استراتژی برنده شدن)
اقدامات هنگام مناقصه
دومین فاز از چرخه حیات یک قرارداد اقداماتی است که توسط خریدار و فروشنده هنگام مناقصه انجام میشود. اقدامات هنگام مناقصه شامل موارد زیر میشود:
- آنالیز قیمت
- مذاکرات
- انتخاب منابع
- مدیریت تطابق قانونی
اقدامات پس از مناقصه
آخرین فاز از چرخه حیات یک قرارداد اقداماتی است که پس از مناقصه انجام میشود. این اقدامات در دو حوزه اجرای قرارداد و اتمام قرارداد جای میگیرند. حوزه اجرای قرارداد بر دنبال کردن و مستندسازی عملکرد قرارداد تمرکز دارد و شامل موارد زیر است:
- مدیریت و نظارت بر قرارداد
- اطمینان از کیفیت
- مدیریت قراردادهای فرعی
- مدیریت تغییرات
حوزه اتمام قرارداد نیز بر رسیدگی و تایید موارد زیر تمرکز میکند:
- الزامات قرارداد برآورده شدهاند
- اختلافات حل شده است
- پرداختهای نهایی انجام شده است
- سایر فعالیتهای مربوط به اتمام قرارداد تکمیل شده است
